Siapa Sangka, Rejection Letters adalah Cara Terbaik Untuk Meningkatkan Pelamaran Kerja!

Rejection Letters merupakan salah satu aspek terpenting dalam proses rekrutmen. Jika kandidat yang tidak terpilih diperlakukan dengan sopan dan penuh perhatian, kemungkinan besar mereka akan meninggalkan kesan dan pesan yang positif pada perusahaan Anda dan merekomendasikan perusahaan Anda dengan kandidat lainnya. Dampak positif sebuah perusahaan berperan penting demi meningkatkan jumlah aplikan yang ingin melamar. Penasaran kan caranya? Jangan khawatir, Kalibrr sudah persiapkan tips and tricks untuk Anda!

Mungkin kata “rejection”  sering memberikan kesan negatif untuk kandidat bahkan juga bagi para rekruter. Tetapi Anda salah, malahan sebenarnya sebuah “rejection” dapat memicu mind-set kandidat untuk meningkatkan keinginan mereka berkembang di kedepannya. Rejection letter yang menuliskan honest feedback dapat membantu kandidat yang belum beruntung, agar mereka bisa mendapatkan insights mengenai cara untuk menjadi lebih sukses di pelamaran- pelamaran berikutnya. Kandidat yang belum beruntung sekarang bukan berarti tidak mempunyai potensi untuk menjadi kandidat yang tepat di job openings lainnya. Cari tahu cara untuk re-engage dengan lost candidates disini (hyperlink re-engagement blog).

Kalibrr ingin membantu memudahkan Anda untuk dapat memperkuat employer brand dan meningkatkan candidate experience melalui rejection letters yang berpotensi untuk meningkatkan daya tarik kandidat untuk melamar ulang dan membantu kandidat untuk berkembang.

6 Langkah untuk Menulis Rejection Letter

Pastikan isi dari surat Anda singkat, lengkap dan padat. Surat yang ringkas dan jelas dapat langsung meyakinkan kandidat bahwa jawabannya adalah “no”. Kandidat yang belum terpilih pun dapat menghemat waktu mereka untuk melanjutkan job search mereka. Tapi tidak ada salahnya jika feedback yang Anda berikan terkesan hangat dan konstruktif, agar dapat membantu memotivasi aplikan yang belum beruntung untuk menjadi aplikan terpilih kedepannya.

Pastikan Anda memiliki formula untuk menjaga struktur surat Anda agar lebih simple dan substansial. Jangan terlalu bertele-tele, nggak ada untungnya juga!

Kami telah merangkumkan 6 langkah untuk membantu Anda menulis rejection letter yang singkat dan bermanfaat, dengan format yang sederhana tapi bermakna.

1. Tujukan surat sesuai dengan nama kandidat.

Cara tercepat dan tergampang untuk mengirimkan rejection letter memang melalui templat e-mail yang serupa, dan mengirimkan e-mail BCC secara bersamaan tanpa memuat nama kandidat masing-masing. Cara cepat ini kadang dapat membuat kandidat merasa kurang diapresiasi dan meninggalkan kesan pesan buruk terhadap perusahaan. Jika Anda ingin kandidat Anda untuk melamar kembali di kedepannya, pastikan e-mail yang ditujukan memuat nama kandidat untuk meninggalkan kesan personal dan menjaga hubungan Anda dan kandidat agar selalu terjalin dengan baik.

Kirimkan rejection letter ke e-mail personal mereka masing-masing, dan tujukan surat sesuai dengan nama mereka. Mungkin hal ini terlihat standar, tapi kebanyakan dari para rekruter menganggap ini hal yang biasa. Tahukan Anda, bahwa sebenarnya kandidat sangat menghargai hal-hal kecil yang bersifat personal? Mereka akan merasa lebih diapresiasi dan termotivasi untuk mengontak Anda kembali.

2. Ucapkan Terima Kasih.

Sebagian besar dari rejection letter yang diterima oleh kandidat diawali oleh “Dengan berat hati kami ingin memberitahukan Anda bahwa Anda belum masuk ke dalam kriteria yang kami cari.” Bisa dibilang hal ini merupakan kebiasaan buruk yang dilakukan oleh kebanyakan perusahaan. Bayangkan jika Anda menerima surat penolakan yang diawali dengan “no”, pastinya langsung langsung galau kan?

Hindarilah hal ini untuk terjadi pada kandidat Anda – mulailah setiap surat dengan kata “Terima Kasih.” Ucapkanlah terima kasih kepada kandidat karena telah meluangkan waktu mereka untuk melamar, datang ke interview, dan menunggu sampai proses rekrutmen selesai. Maka mereka akan melihat perusahaan Anda dengan pandangan yang baik, meninggalkan perusahaan Anda dengan kesan pesan positif dan meningkatkan keinginan untuk re-apply kedepannya.

Dengan format yang se-simpel ucapan “Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mendaftarkan diri Anda di posisi (nama posisi) dan hadir dalam proses interview.”, dapat mengubah konotasi negatif dari rejection letter menjadi lebih hangat untuk dicerna.

3. Sampaikan berita “rejection”.

Setelah mengucapkan terima kasih, sampaikanlah langsung berita penolakan kepada kandidat. Aplikan Anda pasti ingin tahu maksud dibalik e-mail yang dikirimkan, dan itulah waktu yang tepat untuk menyatakan kalau mereka belum beruntung.

Mulailah dengan “Dengan sangat menyesal” atau “Mohon maaf (nama kandidat) karena saat ini Anda belum terpilih” untuk menunjukan bahwa decision-making dalam proses rekrutmen adalah proses yang tidak mudah.

Gunakanlah kosa kata yang formal agar terkesan lebih sopan. Seperti contohnya; “Kami tidak akan menindak lanjuti proses rekrutmen dengan Anda” atau “Kriteria Anda belum sesuai dengan apa yang kami cari.” daripada mengatakan langsung bahwa mereka tertolak.

Jika jumlah aplikasi untuk posisi tersebut terbilang banyak, Anda juga dapat menjelaskan bahwa posisi untuk pekerjaan tersebut sangat kompetitif – sehingga penolakan tidak terlihat personal.

4. Berikan feedback yang spesifik.

Kandidat akan sangat mengapresiasi rekruter jika mereka memberikan feedback yang spesifik mengenai alasan kenapa mereka tertolak. Banyak perusahaan menolak kandidat dengan alasan yang kurang jelas – sehingga membuat kandidat bingung dan bertanya-tanya. Dengan meluangkan sedikit waktu untuk memberikan feedback, perusahaan Anda akan terkesan lebih people-oriented dan meninggalkan dampak positif untuk kandidat serta nama perusahaan Anda.

Yang lebih pentingnya lagi, kandidat juga akan lebih memahami alasan mengapa mereka belum cocok dan memotivasi mereka untuk meningkatkan kemampuan mereka.

Feedback Anda tidak perlu ditulis secara panjang lebar, cukup dengan informasi yang jujur dan bijaksana saja, agar kandidat juga bisa membacanya dengan mudah, dan lebih dipahami. Jika kandidat sudah melampaui proses yang cukup panjang, luangkanlah sedikit waktu untuk menjelaskan detil-detil yang dapat membantu mengembangkan kemampuan mereka. Kandidat yang sudah tergolong “late stages applicant” mempunyai kemungkinan lebih besar untuk menjadi kandidat yang tepat di kesempatan berikutnya

5. Tawarkan kesempatan untuk berkarir di job openings kedepannya

Jika Anda tahu bahwa potensi kandidat dapat meningkat atau mungkin sudah sangat cocok untuk peran lainnya, Anda dapat menyarankan mereka untuk melamar kembali di masa depan untuk mendorong re-engagement.

Cara Anda mengutarakan saran tergantung pada tingkat keminatan Anda pada kandidat. Untuk kandidat yang belum lolos sampai tingkat lebih tinggi, Anda mungkin dapat menawarkan pembukaan pekerjaan selanjutnya dengan cara yang lebih umum. Misalnya, “Kami harap Anda tetap terhubung dengan [Nama perusahaan] melalui halaman pekerjaan kami dan mempertimbangkan lowongan yang akan datang.”

Untuk kandidat yang tergolong “late stages applicants”, Anda dapat mendorong mereka untuk mengajukan permohonan kembali dengan cara yang lebih langsung. Misalnya, “Menurut saya, Anda akan menjadi tambahan yang bagus untuk [nama Perusahaan] dalam peran yang tepat dan berharap bahwa Anda akan mempertimbangkan lowongan kerja yang akan datang di perusahaan kami.”

6. Wish them good luck!

Ingat untuk mengakhiri rejection letter Anda dengan nada yang positif. Langkah terakhir ini dapat menentukan mind-set mereka mengenai kemauan mereka untuk mengontak Anda kembali di masa depan.

Akhiri surat Anda dengan catatan singkat seperti “semoga sukses”. Catatan ini bisa menjadi penutup positif untuk surat Anda. Intinya, jangan lupa untuk tetap memberikan mereka semangat dan harapan agar kedepannya mereka akan mendapatkan pekerjaan yang tepat dan sesuai.

Mengakhiri surat Anda dengan harapan baik memberikan konotasi yang lebih positif untuk kandidat yang belum beruntung. Hubungan Anda dengan kandidat juga akan terjaga secara positif, sehingga kandidat akan merasa nyaman untuk melamar kembali di masa depan.

Jangan biarkan kandidat Anda galau! Bergabunglah bersama Kalibrr dan rasakan kemudahannya untuk dapat menulis rejection letter dengan automated e-mail dari fitur ATS kami (hyperlink ATS function blog).