Pentingnya HR Beri Informasi ke Talent Bila Lamaran Kerjanya Ditolak

Salah satu cara yang bisa dilakukan dan mudah untuk dilakukan oleh rekruter dalam membangun employer branding perusahaan adalah dengan terus komunikatif dan mengabarkan status lamaran dari talent. Tidak sekadar mengabarkan, namun mengabarkan dengan suasana dan kata-kata positif walaupun berita yang yang harus dikabarkan merupakan penolakan kerja–yang bernuansa negatif bagi talent.

Walaupun kabar yang harus disampaikan merupakan kabar penolakan, namun kabar ini merupakan kabar yang juga ditunggu oleh talent. Talent selalu ingin tahu hasil dari perjuangan mereka, mulai dari mengirimkan CV, mengerjakan beberapa rangkaian tes (jika ada), hingga interview dengan rekruter dan user.

Kabar penolakan untuk talent merupakan bagian yang penting dari proses hiring, karena lewat kabar penolakan ini, perusahaan bisa membangun employer branding yang baik dan membangun talent pool. Selain itu, perusahaan juga bisa terus menjaga engagement dengan talent dan secara tidak langsung, talent dapat mempromosikan perusahaan ke orang-orang terdekatnya karena perlakukan yang baik dari perusahaan.

Kapan waktu yang tepat untuk memberikan kabar penolakan kepada talent yang melamar?

1. Jika lamaran masih berbentuk pengajuan lamaran berupa CV atau application, alias tahap pertama dari proses hiring, ada baiknya rekruter mengabarkan kabar penolakan ini 2 sampai 3 hari setelah rekruter mendapat pengajuan lamaran
2. Jika sudah sampai tahap interview, ada baiknya rekruter mengabarkan kabar penolakan dalam waktu 48 jam setelah interview selesai dilakukan

Penyampaian kabar pun bisa lewat apapun, mulai dari telepon, email, pesan singkat lewat Whatsapp dan sebagainya. Ada beberapa template pesan yang bisa rekruter gunakan untuk menyampaikan pesan penolakan. Bahasa pun bisa disesuaikan dengan keinginan dan kultur lingkungan perusahaan.

1. Pesan Penolakan lewat Email atau ATS

Pesan penolakan ini tidak memerlukan rekruter untuk menjelaskan alasan mengapa talent ditolak. Isi pesan juga cukup to the point, namun tetap memiliki kesan yang membangun talent. Pesan penolakan singkat ini juga bisa digunakan dalam pesan otomatis di applicant tracking system dan biasa dikirim untuk penolakan talent mulai dari yang baru masuk ke tahap pertama rekrutmen maupun sampai tahap berikutnya.

Dear (name),

Thank you for applying for (role title) at (company’s name). We have reviewed your application and decided to proceed with other candidates. We wish you luck on your search for your next career opportunity.

Best Regards,

(Company Name)

2. Pesan Penolakan lewat Email Versi Panjang

Pesan email penolakan singkat di atas juga bisa diperpanjang agar talent mendapatkan insight mengenai lamarannya yang ditolak dan apa yang harus dirinya perbaiki dari segi lamaran, atau interview.

Dear, (name)

Thank you for your application for the (role title) at (company’s name). We really appreciate your interest in joining our company and we want to thank you for the time and energy you invested in your (role title application).

We received a large number of applicants for this position, and after careful reviewing all of them, unfortunately, we have to inform you that this time we won’t be able to invite you to the next phase of our selection process because (reasons). Though your working experience and skills are impressive, we have decided to move forward with a candidate whose skills and experience better meet our needs for this particular role.

We truly appreciate your interest in our company and we would like to keep your application on our system. We will inform you once we have another job role that matches with your application. We wish you all the best for your success in your future endeavors.

Best Wishes,

(Company’s name)

3. Pesan Penolakan lewat Telepon

Jika rekruter merasa perlu untuk berbicara secara langsung dengan talent untuk menyampaikan pesan penolakan, rekruter bisa menggunakan template seperti berikut:

Halo, (nama kandidat)

Perkenalkan, nama saya (nama) dari (nama perusahaan). Sebelumnya, terima kasih sudah melamar di bagian (role title) (nama perusahaan). Sayangnya, saya harus mengabarkan bahwa lamaran Anda tidak kami proses lebih lanjut karena (alasan). Namun, jangan berkecil hati, lamaran anda telah kami masukkan ke dalam talent pool kami, sehingga di lain waktu, jika ada lowongan yang cocok, kami bisa menyertakan lamaran Anda kembali. Kami juga mendoakan semoga Anda bisa segera menemukan pekerjaan yang Anda cari dan butuhkan.

Lewat telepon, biasa pesan penolakan akan menjadi lebih jelas dan terhindar dari bias nada bicara. Rekruter dan talent juga bisa bertukar pendapat mengenai alasan tertolaknya talent di perusahaan. Tingkat engagement yang tercipta juga tinggi, karena talent dapat melihat usaha rekruter untuk memberi informasi secara langsung.

Ada beberapa hal yang perlu rekruter perhatikan saat mengirimkan pesan penolakan kepada talent. Pastikan isi pesan dan nada bicara–jika memutuskan untuk menelepon–netral dan  profesional. Jangan biarkan pembicaran atas balas-membalas pesan menjadi berlarut dan panjang, selesaikan jika tidak ada hal lain yang ingin disampaikan.

Memberi kabar mengenai status lamaran talent merupakan tindakan layak dan terpuji yang dilakukan seorang rekruter dan juga kesempatan bagi perusahaan untuk menjaga employer branding mereka.

Artikel ini dilansir dari TalentLyft, RecruiterBox, dan LinkedIn

Kalibrr adalah sebuah perusahaan teknologi rekrutmen yang bertujuan untuk mentransformasi pengalaman kandidat dalam mencari kerja dan cara perusahaan dalam merekrut talenta terbaiknya. Dengan mengedepankan pengalaman kandidat dalam tiap elemen rekrutmen, kami konsisten memikat talenta-talenta berbakat dari berbagai belahan dunia, dengan lebih dari 5,5 juta profesional di talent pool saat ini dan akan terus bertambah. Kalibrr menghubungkan mereka dengan perusahaan yang membutuhkan pemimpin bagi generasi selanjutnya.

Sebagai satu-satunya penyedia jasa solusi rekrutmen end-to-end di Asia Tenggara, Kalibrr memiliki kantor pusat di Mekati, Filipina, dan juga kantor-kantor yang beroperasi di San Fransisco, California, dan Jakarta. Hadir sejak tahun 2012, Kalibrr telah membantu lebih dari 18.000 klien serta disokong oleh inkubator start-up terbaik di dunia dan para pemodal ventura, seperti Y Combinator, Omidyar Network, Patamar Capital, Wavemaker Partners, dan Kickstart Ventures.

Untuk konsultasi bisnis dan rekrutmen lebih lanjut, silakan kunjungi dan ikuti media sosial Kalibrr Indonesia di  Instagram dan LinkedIn.