7 Poin Esensial bagi HR untuk Buat Aturan Remote Work

Rabu kemarin (6/1//2021), pemerintah Indonesia memberlakukan kebijakan pembatasan kegiatan masyarakat se-Jawa dan Bali mulai 11 hingga 25 Januari 2021. Pembatasan ini mengatur kegiatan yang biasa dijalankan masyarakat dan bisa menimbulkan kerumunan, antara lain pembatasan pembelajaran di sekolah, operasional pusat perbelanjaan, hingga peribadahan. Tak terkecuali, pemerintah juga kembali membatasi kapasitas perkantoran, yaitu 25 persen bekerja dari kantor (WFO), sedangkan 75 persen lagi diberlakukan kebijakan bekerja dari rumah (WFH).

Tentu saja, hal ini membuat tren bekerja dari rumah kembali meningkat, walaupun beberapa bulan lalu, pemerintah sudah mulai melonggarkan aturan bekerja dari kantor sebanyak 50 persen dari kapasitas.

Bukan sekadar meminta pekerja untuk bekerja dari rumah namun tetap terkoneksi dengan rekan setimnya dan menghasilkan pekerjaan yang baik demi perusahaan, HR dan manajemen juga harus membuat aturan yang jelas tentang kebijakan remote work ini. Kebijakan remote work berbeda dari kebijakan bekerja dari kantor.

Menurut survei yang dilakukan oleh PricewaterCooper House (PwC) terhadap 300 perusahaan yang telah menerapkan kebijakan remote work parsial secara permanen, 53 persen di antara mereka memiliki aturan main tentang remote work. Lima puluh persen lainnya mengatakan bahwa mereka akan membuat aturan tentang remote work dan mengimplementasikan salah satu aturannya paling lambat di akhir 2020 lalu.

Terdapat tujuh ketentuan yang patut menjadi perhatian bagi HR dan manajemen sebelum membuat aturan tentang remote work, antara lain:

1. Siapa pekerja yang dapat melakukan remote work? Bagaimana pekerja bisa melakukannya? Kapan pekerja dapat melakukan remote work?

Ide remote work yang awalnya diadopsi oleh sebagian perusahaan saja, kini sudah merambah di seluruh dunia akibat pandemi virus COVID-19 yang memaksa ratusan juta orang untuk mengisolasi diri di tempat tinggal masing-masing demi mengurangi kontak dengan orang lain.

Ada beberapa pertanyaan yang bisa HR dan manajemen jadikan patokan sebelum memutuskan siapa saja pekerja yang bisa melakukan remote work:

• Apakah pekerja dapat menyelesaikan pekerjaannya tanpa gangguan?
• Apakah sebuah tim pekerja bisa tetap berkolaborasi tanpa bertemu secara langsung?
• Apakah ada waktu yang mengharuskan pekerja untuk tetap masuk ke kantor?
• Siapa pekerja yang bisa melakukan tugas dan kewajibannya di luar kantor?

2. Fasilitas yang diberi untuk pekerja

Dengan memindahkan “kantor” ke “rumah”, tentu saja perusahaan harus melengkapi pekerja dengan kebutuhan-kebutuhan esensial mereka untuk bekerja, seperti bantuan kuota internet, pulsa telepon, biaya sewa teknologi cloud seperti Google Drive, biaya sewa teknologi video conference untuk diskusi mereka seperti Zoom.

Lalu, perusahaan juga harus memastikan bahwa pekerja dapat mengoperasikan fasilitas tersebut. Perusahaan juga harus memastikan, jika terjadi kendala akan fasilitas yang diberi, apa yang harus dilakukan pekerja untuk mengatasi kendala tersebut.

3. Jam kerja yang berlaku untuk remote work

Remote work seringkali mengusung konsep waktu kerja yang fleksibel. Namun, tidak semua perusahaan bisa menerapkan konsep waktu kerja fleksibel ini. Semua kembali lagi kepada workload yang dimiliki pekerja dan bagaimana perusahaan mengatur waktu kerjanya.

Jangan sampai, karena embel-embel waktu kerja fleksibel, pekerja jadi sering lembur hingga larut malam atau jadi seenaknya dalam menyelesaikan tugas kewajibannya. Pastikan, HR dan manajemen dapat memberikan batasan waktu untuk bekerja dan beristirahat bagi pekerja.

4. Komunikasi

Komunikasi harus tetap dijaga dan dipelihara walaupun seluruh pekerja berada di tempat tinggalnya masing-masing dan saling berjauhan. Komunikasi merupakan hal yang paling esensial bagi sebuah perusahaan untuk dapat beroperasi dengan normal  dan lancar. Lewat komunikasi, pekerja, HR, dan manajemen bisa saling memperbarui informasi yang ada tentang kinerja pekerja dan kinerja perusahaan.

Kurangnya komunikasi yang terjalin antara pekerja, HR, dan manajemen dapat mengakibatkan menurunnya performa perusahaan, dan malah “mengisolasi” pekerja, hingga pekerja merasa terasingkan, dan pada akhirnya menuntun mereka untuk resign dari perusahaan.

HR dan manajemen harus bisa memberikan guide yang jelas tentang bagaimana sebuah diskusi antar pekerja dapat dijalankan dan kapan sebaiknya diskusi berlangsung. Selain itu, pastikan bahwa komunikasi berjalan dua arah, baik secara horizontal maupun vertikal.

5. Keamanan siber

Penggunaan jaringan internet umum seperti di coffee shop, co-working space, atau penginapan sekalipun merupakan tempat-tempat potensial untuk kasus pencurian data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Apalagi, jika data yang dimiliki dan dipegang oleh pekerja merupakan data penting perusahaan yang sifatnya rahasia.

Ada baiknya, HR dan manajemen melengkapi pekerja yang melakukan kebijakan remote work dengan aplikasi VPN atau meminta mereka untuk tidak bekerja di tempat umum. Selain itu, saran lain yang bisa diberikan adalah menganjurkan pekerja untuk menggunakan kuota internet pribadi sebagai jaringan internet lewat tethering.

6. Kesejahteraan (wellbeing)

Tawaran bekerja secara fleksibel memang merupakan daya tarik tersendiri dari remote work. Disebut juga bahwa remote work dapat meningkatkan kesejahteraan pekerja, baik dari sisi kesehatan fisik dan kesehatan mental. Namun, tidak semua pekerja menikmati remote work.

Permasalahan utama dari remote work adalah kesepian dan isolasi diri pekerja. Pekerja yang terbiasa dengan hiruk pikuk kantor, pasti mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru. Ditambah lagi, waktu kerja yang fleksibel seringkali disalah artikan dengan bekerja hingga kelelahan.

Emotional intelligence dan empati dari HR dan manajemen bisa membantu pekerja melewati waktu adaptasi yang sulit ini. HR dan manajemen juga bisa memberi bantuan seperti membuat kelas pengelolaan emosi atau kelas relaksasi untuk pekerja ikut.

7. Goal setting

Ketahui apa yang perusahaan ingin capai dan bagikan kepada pekerja. Goal dari perusahaan merupakan hal esensial agar seluruh tim bisa mencapai goal tersebut bersama.

Buatlah target yang harus dicapai masing-masing tim di perusahaan dengan menerapkan konsep SMART (specific, measurable, achievable, realistic, dan timely). Diskusikan juga tantangan yang harus dihadapi tiap tim agar mendapat dukungan yang maksimal dari HR dan manajemen.

Jangan lupakan apresiasi untuk setiap individu pekerja atau tim yang berhasil memenuhi goal atau target yang telah dicapai.

Dengan menerapkan ketujuh poin esensial dalam membangun fundamental aturan remote work, HR dan manajemen dapat mencari solusi bersama untuk melindungi perusahaan juga pekerja yang ada di dalamnya di waktu yang tidak menentu dan sulit seperti sekarang. Tujuh poin ini juga dapat membantu HR dan manajemen dalam memiliki lingkungan kerja yang efisien, produktif dan juga adil bagi seluruh pekerja.

Artikel ini dilansir dari PwC, Workplace, dan Business.