3 Alasan untuk Meyakinkan Atasan Anda Agar Menggunakan ATS

Sebagai rekruter, mungkin multi-tasking adalah sebuah hal yang wajar di dalam kehidupan sehari-hari.  Tapi, apakah terkadang hal ini tidak membuat Anda stres? Apalagi karena Anda harus me-manage pekerjaan, klien, kandidat, interview, semuanya di wadah yang sama. Nah, jika Anda merasa kesusahan untuk keep up dengan proses rekrutmen yang dinamika kinerjanya membutuhkan proses yang cepat dan rumit, inilah saatnya Anda untuk menggunakan Application Tracking System (ATS) untuk membantu mempermudah pekerjaan Anda! Dengan Kalibrr, perusahaan yang bergerak di bidang job recruitment, Anda dapat merasakan manfaat dari ATS yang bisa membuat proses rekrutmen ada jauh lebih efisien!

Mungkin Anda tertarik untuk menggunakan ATS, tapi masih bingung karena harus mendapatkan persetujuan dari atasan? Tenang saja, kami akan membantu memberikan beberapa tips untuk meyakinkan atasan Anda. Dimulai dari fungsionalitas ATS yang dapat meningkatkan proses rekrutmen, sampai kelebihannya untuk meringankan finansial dalam proses rekrutmen!

Berikut adalah 3 Tips untuk melancarkan pengajuan proposal penggunaan ATS untuk pimpinan Anda:

Mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan kegunaan ATS dalam proses rekrutmen yang dapat memberikan dampak positif. Tetapi ingatlah, tugas Anda adalah untuk meyakinkan atasan Anda untuk mempunyai keinginan meng-install ATS. Sekedar memberikan informasi saja tidak mungkin cukup! Untuk mendapatkan persetujuan atasan Anda agar mereka mau berinvestasi untuk meng-install ATS, data yang kuat dan jelas sangat dibutuhkan. Tetapi bukan hanya data tertulis saja yang diperlukan, argumentasi dari data tersebut juga berperan penting untuk lebih meyakinkan atasan Anda!

Kumpulkan data-data ini dari proses rekrutmen Anda saat ini, dan sampaikan data-data tersebut dengan cara yang akan dapat menggambarkan sebuah kepemimpinan!

1. Jelaskan bagaimana Anda akan menghabiskan waktu yang Anda dapatkan

Salah satu keuntungan yang paling berpengaruh jika menggunakan ATS yaitu, penghematan waktu. Waktu yang dapat Anda hemat dengan mengurangi pekerjaan yang berulang dan menggunakan platform tambahan dalam proses rekrutmen dapat menjadi sebuah pembahasan yang bisa disampaikan ke senior Anda. Tetapi, karena adanya kemungkinan bagi atasan Anda untuk merekrut kandidat baru untuk mempersingkat waktu, lebih baik jika Anda mengajukan data mengenai waktu yang dapat diperoleh dengan menggunakan ATS, daripada meletakkan fokus kepada waktu yang dihabiskan untuk sebuah proses rekrutmen.

Pikirkan juga hal-hal tertunda di “to-do-list” Anda yang tidak dapat dikerjakan karena waktu yang termakan dari proses rekrutmen. Bayangkan jika Anda mempunyai waktu tambahan selama satu jam saja per hari atau beberapa jam tambahan per minggu, apakah Anda dapat menyelesaikan segala hal yang tertunda?

Coba pikirkan dengan persepsi lain: Anda telah di rekrut oleh sebuah perusahaan untuk mengerjakan beberapa tugas HR, bukan hanya proses rekrutmen saja. Jika waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan proses rekrutmen lebih sedikit, apakah kira-kira keuntungan dari waktu luang yang dapat diperoleh? Nah, waktu itu dapat dipergunakan untuk mencari tahu cara meningkatkan keuntungan Anda, atau mencari program untuk mengedukasikan karyawan baru – yang keduanya dapat menyebabkan retensi. Mungkin tim Anda juga bisa membantu untuk mengatur pay-roll ataupun in-house benefits, untuk mengurangi biaya eksternal.

Pastikan Anda membahas tentang kesempatan yang tertinggalkan kepada atasan Anda. Hindarilah percakapan seperti “Saya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk proses rekrutmen” atau “Proses rekrutmen kita sekarang tidak efisien.” Lebih baik jika Anda dapat menjelaskan bagaimana waktu Anda dapat digunakan dengan lebih baik, dan dampak positifnya untuk perusahaan.

2. Fokuskan dampak pada Candidate-Experience

Dampak dari pengalaman kandidat saat melalui proses rekrutmen ternyata lebih berpengaruh daripada apa yang ada pikir. Survey dari IBM menyatakan bahwa, kandidat dengan pengalaman yang positif mempunyai kemungkinan lebih untuk merekomendasikan perusahaan Anda kepada kandidat lainnya.

Proses rekrutmen yang tidak menggunakan ATS dapat memberikan dampak negatif pada candidate-experience. Inilah beberapa data yang dapat Anda bahas dengan atasan Anda, dari cara Anda berinteraksi dengan kandidat-kandidat Anda:

• Apakah seluruh kandidat Anda mempunyai pengalaman pribadi? ATS dapat merespon aplikasi dan pesan-pesan dari kandidat lain secara otomatis. Pesan-pesan ini dapat disesuaikan dan memberi tahu informasi mengenai berapa lama waktu yang kira-kira mereka butuhkan untuk mendapatkan respon langsung dari rekruter perusahaan. ATS juga dapat memberikan waktu luang yang lebih untuk para rekruter agar e-mail dan pesan yang akan disampaikan kepada kandidat dapat disesuaikan, hal ini dapat membuat kandidat mempunyai perasaan personal yang dapat meningkatkan candidate-experience.
• Apakah kandidat-kandidat Anda diharuskan untuk mengisi survey form yang panjang? ATS akan mempersingkan proses ini dengan menyediakan pengalaman yang relevan kepada kandidat, mereka dapat menyesuaikan aplikasi yang tepat pada setiap job openings, data mereka juga akan terisi secara otomatis saat dokumen/cv mereka di upload ke sistem. Hal ini dapat mengatasi kemungkinan untuk mengacak data-data kandidat, dimana biasanya ada kemungkinan sebesar 60% bahwa hal ini akan terjadi.
• Apakah scheduling Anda mengharuskan Anda untuk mengirimkan e-mail berulang kali? Dengan menggunakan ATS, semua jadwal Anda akan tersusun secara otomatis. Anda juga dapat melihat susunan acara untuk interview lainnya, menyusun jam dan durasi yang sesuai dan membuking interview tanpa harus meninggalkan ATS.
• Apakah ada kandidat yang terlupakan? Anda dapat menambahkan pesan, reminders, dan internal assignments, sehingga tidak ada kandidat yang terlupakan atau diabaikan. Fitur ini dapat membantu Anda untuk mengisi lowongan pekerjaan lebih cepat.
• Apakah Anda mencari kandidat di platform yang salah? Jika Anda memasang lowongan kerja secara manual di job boards, Dengan ATS, Anda dapat memasang beberapa lowongan kerja di job boards yang berbeda-beda hanya dengan satu klik saja! Melainkan membantu Anda untuk menghemat waktu, lowongan kerja yang dipasang di beragam job boards dapat meningkatkan potensi Anda untuk mendapatkan kandidat yang lebih berkualitas.

Oh iya! Ingatlah kalau ATS bukan hanya membantu memudahkan proses rekrutmen bagi HR saja, tetapi juga berdampak positif bagi kandidat yang ingin Anda rekrut. Fitur-fitur ATS dapat membantu kandidat Anda untuk meningkatkan dan mendapatkan candidate-experience yang sangat memorable, agar mereka dapat mengenal perusahaan Anda lebih baik.

3. Tunjukan bahwa data-data yang tercantum didalam ATS dapat diakses oleh seluruh departemen

Bukan hanya untuk HR saja, tetapi kegunaan ATS dapat menjadi keuntungan untuk semua departemen – termasuk eksekutif-eksekutif perusahaan. Fungsionalitas ATS yang kuat mengizinkan atasan perusahaan Anda untuk dapat mengakses langsung data-data yang tertulis, laporan mengenai proses rekrutmen, harga untuk merekrut seorang kandidat, turnover rate, dan masih banyak lagi.

Jika bisanya Anda diharuskan untuk meng-record data secara manual, dan atasan Anda harus menunggu persetujuan HR untuk mengakses data-data tersebut, ATS lah solusi untuk menjawab penghabatan tersebut: Mereka dapat menghemat waktu yang dipakai untuk meminta laporan yang diperlukan dari HR, dan menunggu hingga laporan tersebut tersedia. Hal ini dapat memudahkan decision-making process mereka untuk mendapatkan kandidat lebih cepat dan akurat.

ATS juga dapat memudahkan HR untuk membuat laporan dengan keuntungan berikut:

• Semua data-data akan dikumpulkan dalam satu platform yang sama: laporan yang tersentralisasi oleh ATS menghilangkan kebutuhan Anda untuk melacak informasi mengenai kandidat secara manual atau mencatat data dalam aplikasi yang berbeda. Menghemat kedua waktu dan uang Anda!
• Anda mempunyai akses untuk metrik-metrik baru: ATS dapat memberikan Anda masukan mengenai metrik-metrik yang harus dilacak secara manual, fitur ini dapat memandu Anda untuk meningkatkan proses rekrutmen menjadi lebih efisien dan jelas. Contohnya, laporan mengenai time-to-hire dapat membantu mempercepat proses rekrutmen melalui mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penundaan, seperti late feedbacks dari rekruter.
• Mempercepat decision-making process:Jika laporan Anda menyarankan bahwa kandidat terbaik Anda diperoleh melalui referensi, informasi ini dapat digunakan untuk meningkatkan “employee referral program”. Anda akan memiliki data untuk mendukung ide program Anda jika ingin dibahas kepada pihak eksekutif, dan juga melacak bagaimana referensi dari kandidat dapat berubah seiring berjalannya waktu.

Rebut Hati Eksekutif Anda dengan Membuat Presentasi yang Menarik dan Berkesan!

Tentu saja, hal yang paling mendorong minat atasan Anda untuk meng-install ATS adalah keuntungan dari Return on Investment yang dapat diperoleh lebih cepat. Presentasi Anda dapat dibentuk untuk berfokus pada tugas-tugas yang dapat dicapai jika ATS diterapkan dalam proses rekrutmen. Atau mungkin Anda dapat melampirkan screenshots dari kegunaan ATS yang menunjukan laporan yang dapat diakses dari semua pihak, dan penjelasan mengenai cara ATS dapat mempermudah proses rekrutmen bagi perusahaan.

Tetaplah menggunakan data-data sebagai panduan Anda untuk memperjelas keuntungan yang didapatkan dari ATS. Stay confident! Jelaskan juga cara ATS membantu Anda mendapatkan kandidat yang memenuhi persyaratan, dan meningkatkan pengalaman dalam proses bukan hanya untuk HR saja, tetapi untuk karyawan sampai eksekutif perusahaan, dan juga untuk para kandidat yang melamar! Dengan presentasi yang sesuai, tentunya Anda akan dikenal sebagai 1 dari 94% HR yang sudah dapat meningkatkan proses rekrutmen menggunakan ATS!

Tunggu apa lagi? Ayo bergabung dengan Kalibrr untuk meraih kesuksesan Anda!

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi langsung indonesia@kalibrr.com