6 Ciri-Ciri Application Tracking System (ATS) Terbaik

Mempunyai Application Tracking System (ATS) sudah menjadi salah satu “must-haves” untuk para rekruter yang ingin memudahkan dan mempercepat seluruh proses rekrutmen,  mulai dari menerima tawaran sampai merekrut kandidat secara otomatis. Tentunya sudah bukan menjadi pertanyaan lagi, ATS dapat mempermudah proses rekrutmen dan menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan data-data kandidat dalam beberapa folder terpisah. ATS dapat membuat pekerjaan Anda menjadi “Trouble-Free”!

Apakah perusahaan Anda belum menggunakan ATS (atau mungkin ingin meng-upgrade)? Proses penelitian untuk memasang ATS mungkin terkesan rada rumit: ada beberapa pilihan yang sulit untuk dipilih. Tetapi jika Anda sudah tahu jelas fitur apa yang dibutuhkan di perusahaan Anda, pilihan Anda dapat disortir untuk memilih ATS yang tepat dengan mudah.

Apa yang harus diprioritaskan oleh tim HR Anda saat memilih ATS?

Sebelum Anda mempertimbangkan karakteristik apa saja yang dibutuhkan untuk memiliki ATS dengan fitur teratas, pastikan Anda mengetahui kebutuhan tim dan perusahaan Anda terlebih dahulu. Sebagian besar tim HR yang tergolong moderen membutuhkan fitur yang sama dalam ATS mereka, seperti:

1. Database yang memusatkan segala informasi mengenai rekrutmen

2. Pengalaman yang lebih intuitif untuk rekruter dan kandidat

3. Proses re-engagement yang lebih mudah untuk memikat kandidat yang pernah mendaftar

4. Posting iklan pekerjaan yang lebih mudah di beberapa aplikasi

5. Dapat diintegrasikan dengan fitur lain yang sering digunakan

Prioritaskan fitur yang paling dibutuhkan agar dapat membangun perusahaan Anda ke jenjang yang lebih tinggi. Tandai fitur apa yang paling signifikan, dan Anda akan siap untuk memilih ATS yang paling sesuai.

6 Ciri-Ciri Sistem ATS Berkualitas:

1. User-experience yang intuitif

ATS yang tepat adalah ATS yang “easy to use.” Apabila ATS yang tersedia masih rumit untuk digunakan, itu adalah tanda bahwa harus meninggalkan ATS tersebut. Mereka masih akan tetap melakukan pekerjaan seperti, menyusun komunikasi yang jelas dengan kandidat, atau melacak feedbacks mengenai interview dengan kandidat. Proses yang seharusnya tidak perlu lagi dikerjakan secara sistematis akhirnya masih dikerjakan secara manual, sehingga dapat menunda waktu dan memperlambat proses rekrutmen.

Carilah ATS yang dapat memudahkan komunikasi antar tim rekruter secara jelas dan lancar. Berikut adalah beberapa ciri-ciri tersebut:

1. Proses onboarding yang mudah dibimbing: ini bisa berupa walk-through dalam aplikasi, video, atau panduan online.

2. Desain aplikasi yang simpel dan user-friendly: seharusnya Anda dapat menggunakan ATS semudah membuka dan membaca e-mail. Pastikan segala fiturnya sudah di label untuk proses pencarian dan pemakaian yang lebih mudah.

3. Mempunyai opsi untuk berkolaborasi secara internal: pastikan seluruh tim HR, hiring manager, dan leaderships dari perusahaan Anda dapat mengakses segala data yang telah dicantumkan dalam sistem ATS.

4. Memiliki candidate-experience yang tidak rumit: apakah para jobseekers dapat melakukan aplikasi secara mudah? Candidate-first experience sering mencerminkan budaya perusahaan dan pengalaman pertama kandidat dengan perusahaan Anda adalah melalui sistem ATS.

2. Memudahkan proses rekrutmen

ATS terbaik dapat membantu Anda melalui proses rekrutmen dengan mudah. Dengan menggunakan ATS yang modern, seharusnya Anda dapat mengerjakan hal-hal ini:

1. Mengambil, mengatur dan membagikan catatan

2. Melihat activity log

3. Menyortir kandidat ke dalam lists yang tepat

4. Mengirimkan e-mail personal atau melalui email template untuk ditujukan pada beberapa kandidat

3. Dapat menemukan kandidat dengan mudah

Hanya dengan beberapa klik saja, ATS terbaik memungkinkan Anda mencari kandidat dengan keterampilan, pengalaman, pengetahuan, atau sertifikasi tertentu. Kualifikasi ini dapat digunakan untuk membuka peran dan mengirimkan application invitation kepada kandidat yang sesuai dengan cepat. Dengan ATS yang tepat, proses penemuan kandidat menjadi tidak rumit tanpa harus mempelajari kode khusus apapun.

4. Menyediakan performance report yang komplit

ATS bukan hanya membantu saat proses rekrutmen, tetapi juga dapat memberikan laporan dan analisis data yang jelas mengenai kinerja dari proses rekrutmen.

5. Dapat diintegrasikan dengan peralatan lainnya yang sering digunakan

ATS terbaik harus memiliki fitur yang dapat mengintegrasikan berbagai peralatan penunjang produktivitas dalam satu pintu – seperti sistem chat dan Kalibrr penjadwalan interview.

Misalnya, email sistem yang telah diintegrasikan ke dalam sistem ATS mengizinkan Anda untuk mengirimkan email pada kandidat dalam platform yang sama, dan akan tersinkronkan dalam email perusahaan dan ATS secara otomatis.

6. Memiliki fitur bantuan yang responsif.

Sistem rekrutmen yang mengandalkan ATS tentunya harus memiliki alat dan fitur bantuan yang dapat diandalkan.

Tingkat dukungan yang dibutuhkan tergantung pada seberapa sering Anda berencana untuk menggunakan ATS:

1. Jika Anda sering merekrut: Anda mungkin aktif di ATS selama beberapa jam per hari dan memiliki banyak tim yang terlibat dalam proses perekrutan. Mendapatkan akses ke customer success atau akun manajer dapat menjadi hal yang dibutuhkan untuk memandu Anda untuk berintegrasi, berorientasi, dan mendapatkan updates.

2. Jika Anda jarang merekrut: dukungan melalui email atau kontak telefon dapat menjadi panduan yang cukup. Mungkin tidak terlalu banyak tim yang terlibat dalam proses rekrutmen, sehingga turnaround rate bisa menjadi lebih fleksible.

Data migration dapat menjadi item terakhir yang dapat Anda pertimbangkan. Jika Anda pernah memutuskan untuk mengubah proses perekrutan Anda di masa depan, Anda mungkin perlu memindahkan semua data kandidat ke dalam software baru. ATS teratas akan membuat proses ini mudah bagi Anda, memungkinkan Anda untuk mengekspor dan mengimpor data ke ATS yang baru dengan cepat.

Pastikan Anda telah bergabung bersama Kalibrr dan dapatkan segala keuntungan yang tentunya sudah menandai semua kriteria-kriteria ATS teratas! Dapatkan pengalaman untuk merekrut kandidat berkualitas dengan mudah dan sistematis. Tunggu apalagi? Gabunglah sekarang juga!