Cara memberikan feedback yang baik dan efektif di Kantor

Sebagai seseorang yang bekerja bersama di kantor, kamu pasti pernah menemukan rekan kerja, atau bahkan atasan yang melakukan sesuatu, tidak pada tempatnya. Seperti cara dia berkomunikasi, bersikap, atau bahkan bertindak yang tidak menyenangkan, mengakibatkan kamu merasa tidak nyaman dengan perilaku tersebut.

Dengar KaliFam, kamu tidak sendiri.

Inilah pentingnya membangun komunikasi yang baik ditempat kerja, dimana salah satu bentuk komunikasi adalah memberikan feedback.

Apa Itu Feedback?

Feedback sendiri merupakan istilah serapan, diartikan sebagai tanggapan seseorang terhadap suatu tindakan yang dilakukan oleh lawan bicara kita sebelumnya. Dalam lingkungan kerja, feedback sering dilontarkan oleh mereka, untuk prestasi atau unjuk kinerja yang baik. Namun tidak jarang juga, feedback diberikan diluar dari topik kinerja, dengan harapan orang tersebut bisa beradaptasi dengan budaya kerja yang baik.

Menurut Prof. Dr. Khomsahrial Romli, M.Si, dalam bukunya yang bertajuk “Komunikasi Massa” menyebutkan, bahwa setidaknya ada 6 jenis feedback, dengan tujuannya masing-masing, yaitu:

1. Internal Feedback

Internal Feedback, adalah respond yang diterima oleh mereka yang menyampaikan pesan, atau komunikator. Feedback ini terjadi manakala mereka habis melakukan kesalahan, lalu langsung minta maaf karena sadar hal tersebut salah. Tapi jarang, ya, yang mau sadar kesalahan mereka dan minta maaf secara langsung?

2. External Feedback

Berbalikan dengan internal feedback, External Feedback setidaknya terjadi kepada dua pihak, pemberi dan penerima pesan. Dan ini terjadi secara langsung, maupun tidak langsung. Contoh secara tidak lansung, adalah dengan ditunjukannya perilaku seiring waktu, setelah diberikan feedback.

3. Representatif Feedback

Representatif artinya mewakili, yang berarti feedback diberikan tidak langsung kepada penerima pesan. Bisa jadi, feedback ini diberikan secara tidak langsung, menggunakan contoh, atau datang dari hal-hal yang mewakili feedback ini.

4. Cumulative Feedback

Feedback jenis ini biasanya akan disampaikan setelah semua feedback penyampai pesan diterima secara keseluruhan. Jadi proses feedback tidak akan langsung dirasakan, perlu evaluasi, atau filter mana yang bisa diterapkan, dan mana yang tidak, gitu!

5. Quantitative Feedback

Pernah merasa bahwa feedback kita tidak diterima karena jumlahnya sedikit? Maka kamu baru saja merasakan istilah Quantitative Feedback. Kadang ada beberapa institusi yang mau bergerak, setelah feedback yang dilontarkan berjumlah banyak, atau setidaknya karena viral..he..he..he.

6. Institutional Feedback

Feedback jenis ini biasanya dilayangkan oleh lembaga yang punya kredibilitas untuk menyampaikan feedback. Sebagai contoh, issue sosial yang begitu rumit untuk diselesaikan selama bertahun-tahun, bisa selesai saat ada lembaga yang turun untuk memberikan feedback kepada pemilik kuasa.

Cara Memberikan Feedback Yang Baik

Jika kembali membaca literatur di atas, maka beberapa jenis feedback bisa kamu lakukan di kantor, lho, KaliFam. Nah setelah kamu tahu jenis feedback yang ingin diberikan atau berada di posisi apa feedback ini, maka berikut cara memberikan feedback, agar rekan kerja satu kantor tidak baper, malah senang terhadap feedback tersebut.

1. Periksa Motif Feedback

Ingat, tujuan memberikan feedback, adalah untuk memperbaiki kinerja atau setidaknya situasi saat bekerja agar lebih baik. Maka dari itu, kamu harus benar-benar memposisikan diri sebagai orang yang mau sama-sama membantu agar feedback tersebut bisa dilaksanakan oleh si penerima pesan, jelas, ya?

Jadi sebisa mungkin hindari ego, memberi feedback dalam kondisi emosi, apalagi bersikap kasar, apalagi sudah berujung offensif.

2. Periksa Waktu Yang Tepat

Tidak semua orang mau menerima feedback setiap saat, kadang kala, ada waktu-waktu tertentu yang mereka gunakan untuk instrospeksi diri, setelah melakukan kesalahan. Momen ini penting, karena orang akan berfikir terlebih dahulu sebab akibatnya.

Oleh karena itu, periksa dulu apakah feedback yang ingin kamu sampaikan itu tepat waktu. Sebelum keburu memberikan feedback, coba berikan waktu untuk mendengar, memahami, dan observasi. Jika ternyata waktu memberikan feedback yang ingin kamu sampaikan tidak tepat, kamu bisa menundanya, atau bahkan minta bantuan orang lain.

3. Buat Rencana Komentar

Kadang seseorang saat diberikan feedback, pasti sedikit offensif. Tidak heran, karena mereka sedang merasa terpojok. Oleh karena itu, coba buat rencana komentar apa yang akan dilontarkan si penerima feedback tadi. Buat rencana jawaban yang tepat, sehingga mereka akan merasa bahwa apa yang kamu sarankan cukup masuk akal untuk segera dilaksanakan.

4. Buat Feedback Positif dan Konstruktif

Hal ini penting, apalagi berkaitan dengan meningkatkan performa seseorang dalam lingkungan kerja. Memberikan feedback sebaiknya tidak menjadikan si penerima pesan meraka di kecilkan atau merasa dijatuhkan. Untuk itu, perlu membangun suasana, memberikan kesan feedback yang positif, dan konstruktif.

5. Berikan pendampingan

Tidak sedikit orang yang diberikan feedback butuh bantuan, untuk itu, sebagai orang yang memberikan feedback tadi, siap menjadi partner untuk mendampinginya menjadi lebih baik. Win-win solutions, lah!