Perhatikan Kandidat Dengan Memberikan Rejection Letter

Sama pentingnya dengan offering letter untuk kandidat yang diterima, rejection letter juga amat penting bagi para kandidat yang dianggap kurang sesuai oleh rekruter dan perusahaan.

Sebagai rekruter memang Anda disibukkan dengan berbagai tahapan rekrutmen lainnya belum lagi hal – hal di luar itu, tapi memberi kabar kepada kandidat juga merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan dan diingat oleh rekruter melihat pentingnya rejection letter itu sendiri. Usahakan untuk memberitahu mereka jika lamarannya tidak dilanjutkan ke tahap selanjutnya, hindari ghosting!

Pentingnya rejection letter :

• Pelamar pasti juga ingin mengetahui hasil dari lamaran mereka, tak jarang beberapa diantaranya mengirimkan email atau melakukan panggilan kepada rekruter maupun customer care perusahaan, dengan memberikan rejection letter, email & panggilan tersebut akan dapat dikurangi atau dihentikan.
• Kandidat yang melamar saat ini memang tidak cocok pada posisi yang ditawarkan sekarang, tapi siapa yang tahu jika mereka bisa saja sesuai dengan beberapa posisi lain yang akan ditawarkan perusahaan di masa depan. Jika tidak menghubungi mereka Anda bisa kehilangan kandidat potensial.
• Siapa sangka jika rejection letter akan membantu image atau employer branding perusahaan anda? Jangan salah, dengan memberikan rejection letter kepada kandidat yang belum sesuai kualifikasi perusahaan saat itu akan memberikan kesan yang baik bagi perusahaan Anda seperti image perusahaan yang responsif dan menghargai para kandidat yang telah meluangkan waktunya melamar di perusahaan anda.
• Rejection letter juga akan membantu kandidat sebagai bahan evaluasi tentang kualifikasi apa yang kurang atau yang harus ditingkatkan. Sehingga dengan kandidat dapat memperbaiki diri ataupun CV mereka untuk melamar di posisi atau perusahaan selanjutnya.

Setelah mengetahui betapa pentingnya rejection letter terhadap perusahaan, Anda juga perlu menyiapkan rejection letter yang baik untuk nanti diberikan kepada kandidat yang kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jangka waktu pemberian rejection letter juga harus Anda perhatikan, hindari penolakan instan atau cepat misalnya sehari setelah mereka melamar atau bahkan beberapa jam setelahnya karena hal ini dapat menyebabkan pelamar memiliki kecenderungan bahwa perusahaan tidak memeriksa dan tidak menganggap lamaran mereka. Berikan jeda waktu sekitar satu minggu jika Anda menolak pelamar pada awal proses lamaran atau setidaknya beberapa hari setelah wawancara. Siapkan juga rejection letter yang nantinya akan dikirimkan kepada mereka. Menulis rejection letter yang baik memang membutuhkan beberapa waktu pada awalnya tapi Anda perlu ingat untuk memiliki beberapa komponen ini dalam menulis rejection letter :

• Nama kandidat
• Ucapan terima kasih dan apresiasi telah melamar di perusahaan Anda
• Berikan kabar penolakan
• Tuliskan alasan atau fakta – fakta mengapa Anda tidak melanjutkan kandidat ke tahap selanjutnya
• Berikan harapan atau semangat
• Salam dan informasi kontak perusahaan

Contoh :

[Their name]

Thanks once again for taking the time to apply to (company name). We are reaching out to let you know of your application status with us and we appreciate the time you have taken for your application. I’m sorry to say that your application did not make it to the next round because we’ve had a very competitive pool for this position.

Nevertheless, we’d very much like to stay in touch with you should possible opportunities open up down the road. We would recommend you to keep a close eye on our careers website.  Thanks again for your interest in (company name).

Please do not hesitate to reach out if we can help in any way.

Sincerely,

(Company) Recruitment Team

Atau bisa menggunakan versi Bahasa Indonesia nya yaitu :

[Nama Kandidat]

Terima kasih atas kesabaran Anda selagi kami meninjau lamaran Anda. Terima kasih sekali lagi telah meluangkan waktu untuk melamar di (nama perusahaan). Dengan berat hati kami minta maaf untuk mengatakan bahwa lamaran Anda tidak berhasil ke babak berikutnya karena kami memiliki kumpulan pelamar yang sangat kompetitif untuk posisi ini. Namun Kami harap Anda tetap terhubung dengan [Nama perusahaan] melalui halaman pekerjaan kami dan mempertimbangkan lowongan yang akan datang

Semoga sukses,
[Nama Perusahaan]

Semakin spesifik atau detail rejection letter Anda maka semakin banyak informasi yang Anda berikan kepada mereka. Dengan begitu biasanya kandidat yang ditolak akan menggunakan informasi tadi untuk dapat memperbaiki kekurangan mereka dan mengasah skill mereka lagi.

Artikel dilansir dari HBR, Thebalancecareers dan Macrorecruitment