Praktek Strategis Praktisi HR Berbasis Data – Bukan Lagi Rasa

Dalam berbisnis, dibutuhkan uang untuk menghasilkan uang. Pemilik usaha dituntut untuk membuat keputusan setiap hari tentang bagaimana uang tersebut diinvestasikan. Salah satu investasi terpenting adalah pada manusianya, dan investasi pada manusia dimulai dari proses perekrutannya.

Jika Anda baru dalam hal merekrut karyawan, awalnya Anda mungkin terkaget-kaget saat menghadapi kenyataan bahwa proses mempekerjakan orang itu tidaklah sederhana – yang mana dibutuhkan kombinasi antara keterampilan, dedikasi, kesabaran, waktu dan uang untuk menemukan orang yang tepat untuk mengisi suatu posisi yang dibutuhkan.

Mencari, menarik dan mendapatkan talent yang bagus adalah satu fungsi paling penting dari Divisi Human Resources (HR) dan sekaligus merupakan upaya yang mahal. Namun faktanya sedikit sekali praktisi HR yang secara berkala menghitung biaya-biaya yang dikeluarkan apalagi sampai menentukan Return of Investment (ROI) dari upaya yang mahal tersebut.

Cost per Hire

Cost per hire adalah jumlah rata-rata dari total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan satu karyawan baru.

Sebagian besar recruiter tidak menghitung dan melaporkan secara teratur cost to hire metrik. Padahal biaya yang dihabiskan untuk melakukan proses rekrutmen mendapat porsi cukup besar dari keseluruhan anggaran Divisi HR.

Cost per hire merupakan satu metrik yang berguna dalam melacak biaya-biaya yang dihabiskan oleh departemen perekrutan yang seringkali terabaikan. Ada banyak faktor yang dapat disesuaikan untuk memastikan uang ini digunakan seefektif mungkin.

Bagaimana Menghitung Cost per Hire dan Untuk Apa?

Berdasarkan “the society of human resources management”, rumusan cost per hire adalah total internal cost ditambah total external cost lalu hasilnya dibagi jumlah talent yang di-hire dalam satu periode tertentu.

Sebagaimana kita ketahui bersama bahwasanya menjaga “expense below the budget” adalah prioritas utama bagi pimpinan departemen di tiap perusahaan.

Bagi praktisi HR terutama para rekruter, kegunaaan menghitung cost to hire adalah untuk melacak pengeluaran rekrutmen dalam waktu tertentu. Hasil penghitungan ini dapat memberikan wawasan tentang cara paling efisien untuk mengalokasikan anggaran, juga sebagai acuan dalam mengurangi pengeluaran yang tidak efisien dan mengoptimalkan anggaran perekrutan yang ada. Sebagai contoh apakah pertimbangan kebijakan untuk hiring dari eksternal lebih efektif ketimbang promosi dan atau mutasi jabatan dari internal organisasi.

Tujuan menghitung cost per hire tidak hanya untuk membuktikan betapa berhematnya departemen perekrutan yang dipimpinnya. Lebih jauh membantu memperkirakan pengeluaran di masa depan berikut prioritas dan langkah-langkah strategis yang akan menyertainya.

Komponen Cost per Hire

Bagi tim rekrutmen, biaya per perekrutan (cost per hire) adalah salah satu metrik perekrutan yang paling penting dan umum digunakan, karena terlepas dari ukuran perusahaan semua rekruter akan dibatasi oleh anggaran mereka.

Untuk lebih jelasnya mengenai cost of per hire, terdapat dua kategori utama dalam rumusan diatas yaitu internal cost dan external cost. Berikut ini adalah rincian dari beberapa komponen biaya perekrutan yang paling umum digunakan sebagai dasar perhitungan sesuai dua kategori tersebut:

Internal Cost:

1. Gaji dan Benefit Recruitment Team. 

Mulai dari pucuk pimpinan divisi HR, HR Manager, Rekruter dan atau anggota tim HR yang berkontribusi dalam proses perekrutan, seluruh pengeluaran gaji berikut benefit-nya harus dimasukan dalam perhitungan. Untuk lebih idealnya dengan menghitung kontribusi tiap-tiap orang berdasarkan jumlah waktu kerja (jam) yang masing-masing habiskan untuk melakukan pekerjaan terkait recruitment.

2. Employee Referral Rewards.

Bagi perusahaan yang mengadakan employee referral program guna mendapatkan karyawan terbaik, tentunya akan ada biaya yang dikeluarkan sebagai reward/bonus setelah menerima rekomendasi dari karyawan internal yang memberikan referensi kandidat terpilih.

3. Biaya Akomodasi.

Jika proses recruitment dilakukan secara mobile akan ada tambahan pengeluaran untuk biaya perjalanan dan akomodasi lain untuk rekruter, dan terkadang ada kalanya kandidat didatangkan langsung untuk sesi interview (dengan biaya transport dan akomodasi yang ditanggung perusahaan), ini pun dihitung sebagai salah satu bagian pengeluaran akomodasi.

4. Biaya Onboarding Karyawan Baru.

Menjadi trend kekinian bagi banyak perusahaan saat ini untuk membuat proses onboarding yang mempesona, menghadirkan employee service experience yang tidak terlupakan.

Kegiatan menanamkan pengalaman menyenangkan ini dapat mengarah pada tingkat retensi yang lebih tinggi, peningkatan kepuasan karyawan, dan kolaborasi yang lebih produktif antara karyawan baru, manajer, dan rekan kerja, dan semua itu tentu saja ada hitungan dan biayanya.

External Cost:

1. Jasa Menggunakan Agensi Perekrutan.

Ini termasuk agen perekrutan yang Anda sewa berdasarkan kontrak (project based), seperti headhunter, job portal dan lain sebagainya.

2. Aktivitas Employer Branding dan Recruitment Marketing.

Job fair, acara rekrutmen di kampus, ikut serta dalam career fair, akan selalu ada biaya-biaya yang menyertai selama pelaksanaannya terkait penggunaan/kerjasama dengan pihak eksternal yang terlibat didalamnya

3. Assessment Test menggunakan konsultan. 

Artinya, biaya yang perusahaan bayarkan untuk melakukan psychological test, tes kecakapan awal atau tes pra-penyaringan, yang biasanya dilakukan selama tahap pra-wawancara untuk posisi-posisi tertentu (key positions).

4. Biaya Medical Check Up Pra-pekerjaan.

Banyak perusahaan secara ketat menggunakan tes kesehatan pra-pekerjaan sebagai bagian dari proses seleksi mereka sebelum kandidat dinyatakan lolos diterima bekerja. Tes ini digunakan untuk menilai kebugaran kandidat, memastikan kandidat bukan pengguna obat-obatan terlarang, yang dapat dikaitkan dengan atribut fisik dan mental. Jika proses ini menggunakan biaya/dibebankan ke perusahaan, maka ini merupakan komponen dari pengeluaran proses perekrutan.

5. Lisensi Software ATS. 

Apakah tim perekrutan Anda menggunakan applicant tracking system atau ATS? Jika ya, biaya ini harus dihitung biaya lisensinya, seperti halnya biaya yang dikeluarkan untuk mengelola career pageperusahaan.

Mengefektifkan Biaya Perekrutan

Hanya dengan menelusuri komponen-komponen biaya, dan membuat daftar terperinci tentang berbagai kemungkinan biaya terkait perekrutan akan membantu Anda membuat rencana pengeluaran yang akurat.

Anda dapat mulai menentukan biaya per karyawan untuk peran individu atau departemen kemudian menghitung rata-rata cost for hire dalam waktu tertentu semisal bulanan, per kuartal, atau tahunan. Angka-angka tersebut tentunya sangat berguna untuk membantu meningkatkan dan mengoptimalkan proses rekrutmen secara keseluruhan tidak hanya soal uang namun juga menganalisa penggunaan waktu perekrutan (time to hire).

Perlu menjadi catatan tersendiri untuk tidak terlalu terobsesi dengan biaya perekrutan, dan hasil perhitungan cost per hire tidak boleh digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi dalam hasil perekrutan. Insights dari perhitungan ini dapat digunakan sebagai tolok ukur kinerja recruitment dan merupakan basis data dalam perencanaan strategis dalam menganalisa proses yang berjalan dan budgeting periode berikutnya.

Pentingnya Data dalam Fungsi Strategis HR

Menghitung cost per hire memang tidak menghasilkan uang, namun penghitungan biaya per karyawan adalah untuk memastikan biaya yang dikeluarkan “make sense”. Sebagai contoh:

Jika perusahaan memutuskan bahwa mereka akan membeli solusi perangkat lunak untuk proses rekrutmen karena akan menghemat uang perusahaan, bagaimana mereka akan tahu pengembalian investasi mereka jika mereka tidak menghitung biaya per sewa?

Jika perusahaan mempertimbangkan untuk merekrut melalui outsourcing, bagaimana mereka akan tahu jika outsourcing masuk akal untuk bisnis?

Nah, inilah pentingnya laporan cost per hire bagi pucuk pimpinan HR, karena pada level strategis, jika HR mendapat dukungan dari manajemen senior/decision maker untuk menambah / mengubah / menghapus komponen dalam proses perekrutan kesemuanya membutuhkan dasar acuan yang tangible dan bisa dipertanggungjawabkan berbentuk data bukan asumsi apalagi hanya berdasarkan perasaan.

Di Kalibrr, kami selalu mengedukasi para klien untuk selalu memonitor metrik penting rekrutmen diantaranya Cost per Hire, Time to Hire, dan Quality of Hire. Karena hanya dengan melakukan monitoring terhadap metrik tersebut mereka dapat menentukan apakah layak untuk melakukan investasi pada teknologi rekrutmen dan mendapat imbal balik terhadap investasi yang telah dikeluarkan.