4 Jenis Tools Ini Siap Bantu Onboarding Experience Jadi Lebih Efisien

Setelah berhasil melalui proses rekrutmen yang bertahap mulai dari mereview cv, shortlisting, interview, online assessment dan tahapan rekrutmen lainnya, berakhirlah proses rekrutmen ditandai dengan diberikannya offering letter atau perjanjian kerja kepada kandidat yang cocok dengan perusahaan. Penandatangan offering letter berarti perusahaan siap untuk memberikan kandidat pengalaman real – time di perusahaan dan kandidat dapat memulai perjalanan karirnya di perusahaan anda.

Ini berarti masih ada hal yang perlu dilakukan oleh HR yaitu, employee onboarding atau orientasi karyawan baru. Employee Onboarding adalah proses memperkenalkan karyawan baru ke lingkungan dan budaya perusahaan, proses ini dilakukan di hari pertama bekerja dan biasanya berlangsung satu hari, seminggu atau bahkan hingga berbulan – bulan. Hal tersebut disesuaikan dengan peraturan atau budaya yang dianut perusahaan. Untuk mempermudah proses ini bagi karyawan dan perusahaan, penting bagi Anda untuk berinvestasi pada tools atau alat yang dapat membantu onboardingperusahaan berjalan dengan lancar. Onboarding tools adalah alat yang dibuat untuk tujuan meningkatkan proses orientasi karyawan. Tools ini juga digunakan untuk efisiensi, otomatisasi dan mencegah adanya human error dalam prosesnya.

Manfaat menggunakan tools dalam proses onboarding karyawan :

• Memberikan template orientasi yang jelas
• Meminimalkan kekacauan dokumen
• Mempersingkat siklus orientasi karyawan
• Mengurangi intervensi manual dan human error
• Mengurangi beban kerja rekruter maupun tim
• Memberikan pengalaman yang konsisten kepada semua karyawan baru
• Memberikan proses yang transparans
• Menawarkan onboarding experience yang tak terlupakan

Seiring berkembangnya teknologi, saat ini banyak hadir pilihan onboarding tools yang dapat membantu HR memberikan candidate experience terbaik. Apalagi di masa pademi seperti ini, onboarding toolspasti sangat dibutuhkan karena kita tidak dapat berkumpul di satu tempat yang sama. Ada banyak jenis onboarding tools yang berbeda di luar sana. Untuk memudahkan anda, Kalibrr telah menyusun 4 jenis onboarding tools yang dapat digunakan oleh perusahaan :

1. Onboarding checklist

Onboarding checklist adalah daftar yang menampilkan kegiatan apa dari proses orientasi yang harus diselesaikan dan kapan waktunya. Checklist ini juga disesuaikan kembali pada posisi masing – masing dan dan tanggung jawabnya. Dengan hal ini anda dapat mengetahui apa yang dirasa susah untuk diselesaikan oleh karyawan atau yang memiliki hambatan. Contoh checklist yang dapat diberikan adalah seperti berdiskusi dengan sesama tim, berdiskusi dengan supervisor, online training dan lain sebagainya. Intinya adalah memberikan pedoman yang jelas dan meningkatkan pengalaman orientasi secara keseluruhan.

Contoh : Google Sheets

2. Integrated tools

Tools ini bisa dibilang tools serbaguna untuk HR karena dapat membantu mengelola semua hal  mulai dari pelatihan dan yang terkait semua di satu tempat. Contohnya daftar gaji, kehadiran, evaluasi kinerja dan lain sebagainya. Tools ini berguna bagi orang – orang yang bekerja di bawah divisi sumber daya manusia karena meningkatkan efisiensi mereka.

Contoh : Zenefits

3. Specialized tools

Onboarding tools jenis ini adalah alat yang dirancang khusus untukuntuk membantu manajer dalam proses orientasi. Ini adalah alat lengkap, tetapi berbeda dari alat terintegrasi (integrated tools). Tools ini biasanya menawarkan hal – hal seperti digitalisasi dokumen, alat komunikasi, kemampuan untuk menambahkan konten pelatihan Anda sendiri dan lainnya. Tujuannya adalah menyimpan semua yang terkait dengan orientasi di satu tempat sehingga prosesnya cepat dan mudah bagi karyawan dan tim. Hal ini dapat meningkatkan kecepatan dan efisiensi.

Contoh : Talmundo

4. Chatbots

Chatbots adalah sistem otomatis yang berkomunikasi dengan menggunakan teks dalam format seperti obrolan. Dengan chatbots Anda dapat meningkatkan kecepatan dan efisiensi komunikasi. Chatbotsdapat membantu pelatihan karyawan di mana mereka dapat digunakan dalam simulasi untuk memandu karyawan melalui langkah-langkah yang perlu mereka ambil, dan mereka dapat memberikan umpan balik yang tidak bias secara instan.

Contoh : Chief Onboarding

Hari – hari pertama di tempat kerja termasuk juga onboarding process di dalamnya harus dapat dilaksanakan dengan dengan baik karena merupakan bagian dari candidate experience. Onboarding experience ini dipercaya dapat diandalkan untuk menjadikan karyawan lebih produktif dan merasa bahagia di perusahaan.

Artikel dilansir dari Talentlyft, Kissflow dan Elearningindustry.