Duet Maut Recruiter dan User, Bagaimana dan Mulai Darimana Sih?

Banyak yang setuju bahwa sebagian besar iklan lowongan dibagikan oleh recruiter yang memang dibayar untuk melakukan pekerjaan ‘mencari jodoh’ sesuai dengan posisi yang dibutuhkan di suatu perusahaan. Namun, apakah benar proses ‘menemukan jodoh’ ini adalah tanggung jawab penuh recruiter sejak awal? Jawabannya adalah tidak.

Peran user yang merupakan atasan langsung dari kandidat yang sedang dicarinya, idealnya dimulai sejak awal proses rekrutmen. Fakta bahwa kemampuan teknis adalah salah satu aspek terbesar dalam menentukan kesesuaian kandidat dengan kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan merupakan alasan yang menguatkan pentingnya peran user sejak awal proses rekrutmen.

Berdasarkan data dari proses seleksi di salah satu perusahaan swasta di Indonesia pada tahun 2018, sebesar 71% kandidat gagal pada proses interview user. Tentu saja besarnya kandidat yang gagal ini membawa berbagai dampak buruk dalam hal biaya, waktu, dan tenaga.  Jika dilihat dari sudut pandang perusahaan, proses seleksi yang berulang-ulang untuk memenuhi posisi tertentu akan berdampak pada recruitment cost yang semakin tinggi, lost time karena proses seleksi yang tidak ‘menghasilkan’, waktu pemenuhan semakin lama yang pada akhirnya berdampak pada workload dan aktivitas operasional, serta effort yang dikeluarkan semakin besar untuk proses screening hingga seleksi tertulis.

Belum lagi jika ada kandidat yang dipertimbangkan, dan kandidat pembanding belum juga ditemukan dalam waktu yang lama. Tentu saja akan ada risiko kandidat telah menemukan pekerjaan lain selama ‘masa tunggu’ tersebut. Lalu kapan rekrutmen dapat bertransformasi dari cost center menjadi profit center jika masalah ini terus berulang? Lantas, apakah masih relevan jika peran user baru dimulai ketika proses interview user? Jika tidak demikian, kenapa interview user tidak dilakukan sejak awal proses? Jawabannya adalah tentu akan sulit untuk mewujudkan ini, mengingat banyaknya aktivitas operasional yang menjadi tanggung jawab utama para user.

Well, tapi masih bisa seorang recruiter berduet dengan user sejak awal proses rekrutmen tanpa harus membebani user. Bahkan dengan terlibatnya user sejak awal proses, ada beberapa benefit yang dapat ditawarkan kepada perusahaan. Seperti apa sih benefit-nya? Mau tahu caranya?

Berikut 4 shortcut untuk bring on hiring manager earlier dalam ‘duet’ proses rekrutmen:

1. TOPICS

   Provoke their mind to define realistic expectations from the very beginning.

Sadar atau tidak, seringkali kegagalan pada interview user dikarenakan ekspektasi yang tidak realistis sejak awal. Oleh karena itu, peran user sebaiknya sudah dimulai sejak pertama kali menyampaikan kebutuhan karyawannya. Penting untuk rekruter melakukan verifikasi pada user terkait kualifikasi yang dicari sebelum memulai proses rekrutmen untuk menghindari ‘ketidakpuasan’ yang semu dan berulang. Dengan adanya verifikasi pada user, akan terbentuk kesepakatan dan alignment antara recruiter dan user terkait kualifikasi kandidat yang dibutuhkan. Seberapa ‘masuk akal’ ekspektasi user. Seberapa relevan kualifikasi yang dicari oleh user dengan jenis pekerjaannya.

Untuk menentukan seberapa relevan dan ‘masuk akal’ kualifikasinya, tentu diperlukan standarisasi yang jelas. Standarisasi tersebut dapat dibentuk dengan mengajak user untuk berpartisipasi dalam melakukan job analysis dan menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap uraian pekerjaan pada posisi tersebut. Jika ‘pikiran’ user sudah didefinisikan sejak awal, bukankah lebih mudah untuk menemukan kandidat yang relevan dan memperbesar kemungkinan untuk lolos proses interview?

2. Ajak user sebagai employer brand ambassador untuk ‘jualan’ bersama.

Seringkali kita melihat comment di LinkedIn yang berisi “Wah, pengen deh kerja bareng Bapak/Ibu”. The point is, personal brand user sebenarnya merupakan salah satu poin untuk attract kandidat yang potensial loh. Hal ini dikarenakan adanya kecenderungan orang untuk tertarik bekerja sama dengan sosok yang memiliki kesan positif dan dikenalnya. Oleh karena itu, peran user dapat dimulai dengan pembentukan personal brand-nya sendiri, baik dalam media sosial, maupun social network yang bersifat offline.

3. Menjembatani interaksi kandidat dengan user untuk meningkatkan employer branding & employee engagement.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Kalibrr Indonesia, sebesar 83% responden yang memiliki pengalaman positif akan membagikan pengalaman tersebut ke koneksi personal dan profesionalnya. Salah satu cara untuk menarik minat dan membangun pengalaman positif kandidat adalah dengan membangun interaksi antara kandidat dengan user sedini mungkin. Dengan adanya hands on approach dari user, kandidat tentu akan merasakan apresiasi dari pihak perusahaan. Oleh karena itu, user pun berperan dalam melakukan employer branding melalui interaksinya dengan kandidat. Selain employer branding, employee engagement pun dapat dimulai sejak tahap ini.

First impressions matter, right?

Jika kandidat lolos, maka employee engagement yang terbangun pada tahap ini akan menjadi benefit bagi kinerja karyawan tersebut kelak. Jika kandidat tidak lolos, maka employer branding yang terbangun pada tahap ini akan menjadi benefit bagi brand image perusahaan. Jika sulit untuk menghadirkan user in person, memanfaatkan teknologi recruitment platform adalah shortcut yang patut untuk dicoba. Dengan menggunakan recruitment platform, user dapat dihadirkan secara online dengan fitur chat yang memungkinkan kandidat untuk berinteraksi dengan user setelah mendapatkan undangan proses seleksi.

Selain fitur chat, sapaan dari user berupa video pun boleh diunggah pada career site perusahaan.

4. Convert pertanyaan pamungkas user di awal proses dengan online technical test

Melakukan convert pertanyaan teknis oleh user ke dalam bentuk tulisan yang dapat dikerjakan kandidat secara online adalah salah satu cara jitu yang bisa digunakan untuk memangkas proses seleksi yang ‘tidak perlu’. Ajak user untuk mengomunikasikan pertanyaan penting apa saja yang memiliki bobot terbesar untuk menentukan kesesuaian kandidat. Jika ketidaksesuaian terjadi berulang kali, ajak user untuk mengomunikasikan alasan ketidaksesuaian kandidat-kandidat yang telah di-interview sebelumnya.

Jika kendalanya adalah kurangnya kemampuan teknis, berikan pertanyaan-pertanyaan pamungkas yang biasa diberikan oleh user sejak awal. Dengan demikian, kandidat yang tidak memiliki kompetensi dasar yang dibutuhkan, tidak perlu menghabiskan waktu untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Bukankah lebih baik jika membawa penilaian user sejak awal?

No more wasting time untuk serangkaian tes dan interview yang tidak perlu, baik untuk user, recruiter, maupun kandidat.

Jika diperhatikan, duet antara recruiter dan user dapat dilakukan sejak awal proses rekrutmen dengan memanfaatkan Crowdsourced Recruitment sebagai langkah untuk beradaptasi dengan tantangan Recruitment 4.0. Crowdsourced Recruitment adalah istilah umum untuk menggambarkan perusahaan yang melakukan sourcing kandidat melalui komunitas untuk mendapatkan pekerja dari publik (crowd) dengan mendayagunakan online platform berbasis web maupun aplikasi.

Semua shortcut yang disebutkan di atas, telah terdapat dalam fitur-fitur yang ada di platform Kalibrr. Menggunakan platform Kalibrr, user dapat ikut langsung jualan dan berinteraksi langsung dengan kandidat dengan cara mengundang kandidat untuk melamar kerja ke perusahaan. Recruiter dan user dapat menggunakan fitur ini sepuasnya tanpa ada batasan. User juga bisa chat langsung dengan kandidat potensial dan membangun engagement sejak dini untuk lebih memikat mereka bergabung dengan perusahaan.

Selain itu di Kalibrr juga menyediakan beragam online test yang dapat dipilih sesuai dengan job competency yang dibutuhkan. Online test ini hasil kerja sama dengan institusi terkemuka lho, jadi bisa dipastikan hasilnya sangat akurat untuk menilai kompetensi kandidat. Duet maut recruiter dan user hasilnya pasti akan lebih optimal jika didukung oleh teknologi yang disediakan oleh Kalibrr.

Hence, bring on hiring manager earlier tidak selalu harus membebani user untuk menginvestasikan waktu dan effort, kok. If you can’t bring them in person, bring their mind instead.