7 Cara Efektif untuk Mengurangi Time To Hire

Time to hire merupakan salah satu indikator utama dan penting dalam proses rekrutmen. Namun, Anda akan terkejut untuk mengetahui bahwa hanya sekitar 30% perusahaan yang bisa melakukan proses rekrutmen dalam waktu 30 hari. Sisanya biasanya memakan waktu antara 1 hingga 4 bulan.

Mengukur time to hire bukanlah hal yang mudah, tetapi begitu Anda memiliki data, Anda dapat langsung menentukan apa-apa saja hal yang perlu ditingkatkan dalam proses rekrutmen yang sedang Anda lakukan.

Sebenarnya, mengapa penting untuk mengurangi time to hire?

Jawabannya sederhana, telalu lama memakan waktu untuk menemukan kandidat terbaik tidak hanya akan meningkatkan biaya perekrutan, tetapi juga memunculkan risiko kehilangan kandidat terbaik lainnya. 57% job seekers kehilangan minat dalam lowongan pekerjaan jika proses rekrutmen yang dilakukan terlalu lama.

Jadi, untuk membantu Anda meningkatkan proses rekrutmen, berikut ini adalah 7 cara efektif untuk mengurangi time to hire.

1. Be data-driven

Ketika berbicara tentang mengukur sesuatu, jelas bahwa data terlibat. Sama halnya ketika ingin mengukur dan mengurangi time to hire, maka data adalah kuncinya. Dalam hal ini, sebagai langkah pertama untuk bisa mengukur dan mengurangi time to hire, cobalah untuk mencari tahu:

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi lowong yang ada.

• Waktu yang dibutuhkan kandidat untuk mengikuti setiap proses yang perlu diselesaikan.

• Mulai melakukan perbandingan dengan lamanya waktu Anda dalam menyelesaikan proses rekrutmen dengan waktu standar rekrutmen perusahaan Anda.

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan sedari mulai memasang lowongan pekerjaan hingga posisi tersebut terisi.

Setelah Anda sudah mengumpulkan semua data, pilihlah nomor yang paling mengkhawatirkan dan cari cara untuk memperbaikinya. Ingatlah bahwa Anda hanya memiliki kira-kira 10 hari sebelum top talent di-hire perusahaan lain.

2. Menetapkan proses rekrutmen yang terstruktur

Tidak memiliki proses rekrutmen yang terstruktur berarti besar kemungkinan untuk memiliki waktu yang lebih lama hingga mendapatkan kandidat yang sesuai mengisi posisi yang tersedia, karena Anda pada dasarnya akan memulai kembali dari awal setiap kali ada posisi lowong yang ada untuk diisi.

Ada baiknya jika Anda membuat to-do-list dari awal hingga akhir proses rekrutmen, seperti: perjalanan kandidat saat proses rekrutmen berlangsung, apa saja langkah-langkah yang perlu dilakukan baik oleh HR dan kandidat, serta berapa lama waktu yang dibutuhkan HR & user untuk akhirnya menentukan kandidat mana yang paling sesuai.

Proses rekrutmen yang terdokumentasi juga akan mencegah terjadinya kebingungan di tengah-tengah proses rekrutmen, yang nantinya akan dengan sendirinya meningkatkan time to hire, bukan menguranginya. Maka dari itu, buatlah proses rekrutmen yang terstruktur agar Anda tahu persis apa yang harus dilakukan pada setiap langkah.

3. Membangun pipeline

Talent pipeline atau sekelompok kandidat yang telah lolos dalam beberapa tahap namun belum sesuai dengan posisi yang dibutuhkan, adalah salah satu cara paling ampuh untuk mengurangi time to hire.

Ketika Anda memiliki sejumlah kandidat yang memenuhi lowongan yang terbuka, Anda tidak perlu lagi memerlukan waktu yang terlalu lama untuk mengisi posisi lowong tersebut. Yang perlu Anda lakukan adalah menjangkau kembali kandidat-kandidat tersebut dengan membangun pipeline. Berikut adalah 5 langkah dasar untuk membangun pipeline:

• Identifikasi lowongan yang paling sering dibuka.

• Tentukan persyaratan untuk mengisi lowongan tersebut.

• Temukan kandidat ideal melalui jaringan seperti event, media social, konferensi, dan lainnya.

• Identifikasi posisi yang cocok dan sesuai dengan jangkauan mereka.

• Tetap melakukan komunikasi dengan para kandidat tersebut agar hubungan tetap berjalan dengan baik.

4. Improve your career page

Biasanya, kandidat akan mengunjungi halaman karir Anda setidaknya dua kali selama proses rekrutmen berjalan. Alasannya adalah untuk mencari lowongan yang tersedia dan setelah itu mempertimbangkannya.

Maka dari itu, jika halaman karir Anda kurang menarik perhatian, mereka akan langsung drop-off atau menolak untuk mengisi lamaran pada posisi yang ditawarkan. Situasi seperti ini berdampak negatif terhadap time to hire Anda. Ketika kandidat menolak tawaran yang diberikan, itu berarti Anda harus mulai dari awal dan mencari kandidat lain yang sesuai.

Dengan meningkatkan halaman karir, Anda dapat mengurangi drop-off sehingga proses rekrutmen akan berjalan lebih cepat lagi.

5. Optimalkan penggunaan Application Tracking System (ATS)

ATS yang baik membantu Anda di setiap titik selama proses rekrutmen berlangsung. ATS dapat digunakan dari mulai tahap awal proses rekrutmen, yaitu mengirimkan iklan lowongan ke website resmi perusahaan atau situs lowongan tertentu. ATS juga dapat mengirimkan e-mail notifikasi kepada para pelamar secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu repot-repot lagi mengontak mereka secara satu per satu.

Fungsi dari fitur ATS yang disediakan oleh Kalibrr dapat membantu Anda untuk melacak persoalan-persoalan yang berpotensi untuk memicu terjadinya keterlambatan time to hire. ATS dapat membantu kandidat menggunakan algoritma machine learning untuk menyeleksi online profile, CV, dan portofolio kandidat yang membantu rekruter mendapatkan kandidat yang memiliki kualifikasi sesuai harapan. Teknologi ini tentunya akan membantu mempercepat proses rekrutmen dan membantu mengurangi time to hire.

6. Assessment

Penilaian dalam tes keterampilan, kepribadian, dan kemampuan kognitif akan menambah poin tersendiri untuk para kandidat yang mendaftar. Fitur ini sangat berharga untuk menilai keterampilan dan karakteristik kandidat secara relevan.

Kalibrr adalah salah satu platform yang sudah menyediakan fitur assessment ini. Assessment Kalibrr sesuai dengan spesialisasi para kandidat, dan dapat menggantikan psikotes yang lumrah dilakukan pada proses rekrutmen konvensional. Setelah kandidat mengisi assessment, akan ada skor yang muncul dan bisa dijadikan sebagai referensi untuk para rekruter. Jadi, keuntungan dari assessment ini bukan hanya untuk kandidat saja, melainkan untuk para rekruter juga.

7. Improve your job listing

Menulis deskripsi pekerjaan adalah langkah pertama dari tahap rekrutmen. Maka dari itu, Anda perlu dengan benar memperhatikan kata-kata seperti apa yang ingin Anda gunakan untuk mendeskripsikan posisi yang sedang terbuka. Cobalah untuk menghindari kata-kata yang sensitif seperti bias gender dan lainnya. Dengan menghindarinya, Anda akan menarik lebih banyak kandidat dan tentunya mengurangi time to hire.

Setelah Anda menemukan kandidat yang sesuai, jangan terlalu lama menghabiskan waktu pada tahap offering. Tidak jarang alasan kandidat menolak tawaran di suatu perusahaan adalah karena perusahaan lain telah mengajukan offering untuk dirinya terlebih dahulu.

Bergabunglah dengan Kalibrr untuk membantu mengurangi time to hire dengan fitur-fitur yang tersedia. Dengan Kalibrr, proses rekrutmen akan menjadi lebih efektif dan efisien, serta mengurangi time to hire bukan hanya sekadar angan-angan belaka lagi. Mari hubungi kami sekarang!