6 Langkah Penting Sebagai Awal Penyusunan Strategic Workforce Planning

Sebelum memulai perjalanan, baik perjalanan untuk berwisata atau untuk bertugas, setiap orang pasti telah menyusun rencana untuk dilakukan setibanya di tempat tujuan. Bahkan, terkadang untuk makan siang saja, orang sudah mulai memikirkan setibanya di kantor tempatnya bekerja.

Sama seperti manusia yang butuh susunan rencana untuk melewati hari-harinya, dalam merekrut kandidat pun, HR membutuhkan susunan rencana yang tertata dan pastinya dapat diterapkan demi kemaslahatan perusahaan dan masa depan perusahaan. Untuk itulah, strategic workforce planning hadir untuk membantu HR dalam menyusun rencana perekrutan kandidat untuk waktu di masa depan.

Banyak hal yang harus disiapkan serta dipertimbangkan dalam menyusun strategic workforce planning, seperti berapa banyak pekerja yang telah perusahaan miliki sekarang, posisi jabatan apa yang masih kosong dan butuh untuk segara diisi, keterampilan apa yang dibutuhkan untuk perusahaan di masa depan, hingga siapa kandidat yang paling tepat untuk mengisi kekosongan posisi tersebut.

“Hanya setengah dari seluruh HR yang kami wawancara dan percaya diri akan kapabilitas dan fungsi dari perencanaan strategic workforce planning yang dibuatnya. Padahal, membangun kapabilitas dan fungsi perencanaan strategi ketenagakerjaan penting bagi HR,” ujar Emily Rose McRae, direktur dari Gartner, seperti yang dikutip dari situs Gartner.

Ada tiga manfaat utama yang bisa menjadi alasan penyusunan strategic workforce planning untuk masa depan dari HR untuk perusahaan:

1. Mengelola pergantian pekerja, semisal ketika ada pekerja yang memutuskan untuk resign atau pensiun, HR tidak perlu kesulitan untuk menemukan pengganti dan mengisi kekosongan keterampilan yang ditinggalkan pekerja yang resign atau pensiun ini.
2. Meningkatkan produktivitas, lewat strategic workforce planning, HR dapat memperkirakan keterampilan yang dibutuhkan perusahaan di masa depan dan mempersiapkan kandidatnya sedini mungkin. HR juga bisa mengelola pekerja dengan keterampilan yang ada untuk dimaksimalkan demi produktivitasnya.
3. HR memiliki strategi perekrutan jangka panjang, strategic workforce planning membantu HR untuk mengantisipasi kejadian tidak terduga yang melibatkan pekerja di masa depan, semisal pekerja yang resign, pensiun atau bahkan meninggal. Dengan mengimplementasikan strategic workforce planning, HR dapat segera mengisi kekosongan posisi yang ditinggalkan dengan kandidat baru dengan keterampilan yang sama baiknya atau bahkan lebih baik dari pekerja sebelumnya.

Terdapat langkah-langkah yang bisa menjadi patokan bagi HR dalam membangun kesuksesan strategic workforce planning serta kapabilitas dan fungsinya agar bermanfaat bagi perusahaan:

1. Pertimbangkan tujuan jangka panjang perusahaan

Salah satu tujuan dari strategic workforce planning adalah tentang bagaimana pekerja memiliki kemampuan untuk menyampaikan business goals dari perusahaan. Maka dari itu, HR harus paham akan tujuan jangka pendek dan panjang dari perusahaan sebelum menyusun strategic workforce planning.

Itulah sebabnya HR harus mendiskusikan penyusunan strategic workforce planning bersama divisi lain agar strategi perencanaan ini dapat berhasil dijalankan. Hal ini penting dilakukan agar tujuan dari strategic workforce planning bisa sejalan tujuan perusahaan beserta divisi yang ada di dalamnya.

2. Analisis keterampilan pekerja yang ada sekarang

Strategic workforce planning dimulai dari pekerja yang sudah menjadi bagian dari perusahan sekarang. HR harus menganalisa keterampilan pekerja yang ada dengan dua poin berikut:

• Kualitas pekerja

Kualitas pekerja dinilai dari performanya saat ini dan potensinya untuk masa depan. Jawab pertanyaan seperti: siapa pekerja dengan performa terbaik di bidangnya? Apakah pekerja memiliki  potensi yang baik di bidangnya untuk sekarang dan nanti? Jawaban dari kedua pertanyaan ini bisa membantu HR untuk mengembangkan kualitas pekerja sesuai dengan bidang, potensi, serta performanya.

• Kuantitas pekerja

Kuantitas pekerja dinilai dari banyaknya pekerja yang ada di perusahaan dan sesuai dengan bidangnya, termasuk pekerja onboarding, employee turnover, dan promosi jabatan internal.

3. Cari keterampilan yang akan diperlukan di masa depan

Setelah melakukan analisa tentang pekerja yang dimiliki sekarang, HR baru dapat memetakan pekerja dengan keterampilan apa yang akan dibutuhkan di masa depan dan apakah perusahaan sudah memiliki pekerja dengan keterampilan tersebut.

HR juga harus pertimbangkan kemungkinan memaksimalkan pekerja yang ada sekarang dengan reskilling dan upskilling. Jika HR memutuskan untuk merekrut kandidat baru, pertimbangkan faktor keterampilan digital dan kemampuan kandidat dalam mengikuti perkembangan teknologi untuk mengisi keterampilan yang dibutuhkan di masa depan.

4. Persiapkan perencanaan yang fleksibel

Beberapa waktu belakangan ini, banyak kejadian yang terjadi secara tiba-tiba dan membutuhkan pivot dari perusahaan segera. Strategic workforce planning pun diharapkan bisa fleksibel mengikuti kondisi yang tidak menentu seperti sekarang.

Lewat perancangan strategi workforce planning, HR diharapkan bisa mengantisipasi kejadian-kejadian yang sifatnya urgent dan tiba-tiba dengan solusi yang dapat segera dilakukan di lapangan, seperti mengatasi kekosongan keterampilan pekerja yang resign, rolling pekerja di divisi tertentu, ekonomi yang mendadak lesu dan sebagainya.

5. Jangan sungkan untuk melibatkan stakeholder dan eksternal

Perancangan strategic workforce planning bukan perancangan yang mudah. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan ketika HR ingin membuat perancangan yang nantinya bisa diterapkan dengan baik di lapangan.

Itulah sebabnya, HR harus melibatkan beberapa stakeholders, seperti manajemen dan konsultan yang bisa membantu HR dalam merancang dan memberi dukungan dalam prosesnya. Nantinya, konsultan bisa memberi saran dan tips yang bisa berguna bagi HR untuk memulai serta menerapkan strategic workforce planning ini di perusahaan.

6. Monitor dan adaptasi

Setelah penyusunan strategic workforce planning sudah dilakukan dan siap untuk diimplementasikan, bukan berarti pekerjaan selesai sampai di sini.

Di era yang membutuhkan kecepatan dan inovasi, teknologi, pekerja, dan customer bergerak harus bergerak dalam ritme yang cepat agar tidak tertinggal. Untuk merespon pergerakan ini, strategic workforce harus dapat beradaptasi sesuai dengan keadaan yang ada. Itulah sebab mengapa HR harus selalu memonitor strategi ini agar bisa selalu siap untuk bertransformasi bersama dengan bisnis perusahaan yang tengah berjalan.

Poin terpenting dari enam langkah penyusunan strategic workforce planning adalah poin nomor lima, yaitu jangan sungkan untuk bertanya kepada stakeholder lain. Seperti menyewa konsultan untuk mempermudah HR dalam perancangan strategic workforce planning.

Kalibrr bisa membantu Anda dalam menyusun strategic workforce planning dengan saran dan tips yang sesuai dengan kondisi dan harapan perusahaan. Selain penyusunan strategic workforce planning untuk masa sekarang, Kalibrr juga bisa membantu Anda dalam menyusun strategic workforce planning untuk tahun yang akan mendatang.

Ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai Kalibrr? Anda bisa klik banner di bawah ini atau klik link berikut ini untuk informasi lebih lanjut tentang Kalibrr.

Artikel dilansir dari Harver, Analytics in HR, dan Gartner.