Menjaga Produktivitas Karyawan Saat WFH (Work From Home)

Tidak terelakan, pandemi Coronavirus (COVID-19) yang tengah terjadi pada dunia saat ini telah secara drastis mengubah kehidupan masyarakat di tahun 2020. Social distancing menjadi hal yang penting untuk dilakukan semua pihak untuk memerangi pandemik ini bersama-sama. Hal ini juga yang dilakukan berbagai industri bisnis dengan menerapkan kebijakan bekerja dari rumah atau dikenal dengan istilah work from home untuk mengurangi tingkat persebaran virus. Meskipun WFH sudah bukan konsep kerja yang baru dan telah diterapkan sejumlah perusahaan, tetapi masih ada banyak perusahaan yang baru saja beradaptasi dengan sistem ketenagakerjaan ini khususnya dalam menghadapi keadaan saat ini.

Dengan segala kebebasan dan fleksibilitas yang diberikan kepada karyawan, WFH tentu akan mempengaruhi cara kerja seseorang, karena bukan hal yang tidak mungkin bahwa diperlukan penyesuaian terhadap perilaku bekerja setiap karyawan. Kemungkinan beberapa gangguan dapat lebih banyak datang ketika bekerja di rumah. Mulai dari suasana  bekerja yang kurang kondusif, hingga intensitas komunikasi dengan rekan kerja yang menurun. Hal-hal seperti ini dapat berdampak pada menurunkan produktivitas karyawan. Untuk mengatasi tantangan ini, bukan hanya para HR saja, tetapi para leader dan supervisor harus mencari cara baru untuk menjaga karyawan tetap produktif.

Lalu, bagaimana caranya memastikan karyawan dapat memanfaatkan fleksibilitas ini tanpa menurunkan tingkat produktivitas pekerjaan?

Memanfaatkan penggunaan teknologi dengan sebaik-baiknya

Pertama dan terpenting dalam menjaga produktivitas tim saat bekerja dari jarak jauh adalah dengan memanfaatkan penggunaan teknologi secara maksimal. Dengan memanfaatkan penggunaan teknologi seperti video conferencing, team management platform, digital office suit platform akan memudahkan anggota tim dalam berinteraksi dan menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan yang telah dipercayakan oleh perusahaan atau pimpinan. Selain itu, para pimpinan juga akan dimudahkan untuk melakukan pengecekan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan setiap harinya.

Beberapa tips dalam menjaga dan memonitor produktivitas karyawan dapat dilakukan dengan beberapa cara. Mulailah untuk membuka komunikasi yang efektif dengan menentukan media komunikasi apa yang digunakan anggota tim dalam berinteraksi. Komunikasi yang biasa dilakukan dengan tatap muka, dapat dilakukan dengan video call, chat personal, atau pun mengirimkan pesan melalui aplikasi chat secara teratur.

Dalam memperlancar koordinasi antar tim, Anda gunakan team management tool dimana alat ini akan memberikan update secara real time terkait status pekerjaan masing-masing anggota team. Teknologi gini tak hanya mempermudah dalam berkoordinasi namun juga mempercepat proses approval karena ketika pekerjaan telah selesai dilakukan Anda dan anggota tim Anda akan secara otomatis mendapatkan notifikasi.

Teknologi lainnya yang dapat Anda manfaatkan adalah online office suit yang merupakan kumpulan perangkat lunak produktivitas, umumnya berisi pengolah kata, spreadsheet, dan program presentasi yang dapat diakses banyak user dalam satu waktu yang bersamaan. Tentunya teknologi ini akan memungkinkan seluruh anggota karyawan di perusahaan Anda melakukan pekerjaan dengan lebih kolaboratif.

Tetapkan waktu untuk lakukan check-in harian

Anda juga perlu mengkoordinasikan masing-masing karyawan Anda dimana karyawan secara aktif melaporkan progres dan hasil pekerjaan yang telah dilakukan dalam jam kerja. Hal ini juga dapat dilakukan melalui group meeting yang dilakukan secara berkala.

Dengan fakta bahwa anggota tim tidak lagi dapat bertemu langsung dan melakukan komunikasi tatap muka, menetapkan rutinitas untuk melakukan check-in harian adalah salah satu cara yang paling efektif untuk membangun dan membina koneksi dengan anggota tim. WFH dapat memberi dampak pada waktu bekerja, maka dari itu penting untuk tetap saling terkoneksi satu sama lain  setiap harinya untuk para anggota tim membuat laporan harian. Check-in harian seperti ini dapat dilakukan secara individual maupun berkelompok. Contohnya seperti melaporkan kegiatan hari ini lewat teks, call, atau pun email.

Sarankan untuk bekerja dengan working space yang nyaman

Salah satu hal yang mungkin tidak dianggap terlalu penting tetapi ternyata menjadi salah satu faktor yang mengganggu ketika WFH adalah working space atau tempat bekerja. Ketika bekerja di kantor, karyawan memiliki working space mereka masing-masing yang membuat mereka dapat fokus ketika mengerjakan pekerjaan yang ada. Working space juga dapat dikatakan sebagai comfort zone setiap karyawan di kantor.

Ketika diharuskan untuk WFH, tentu karyawan perlu menciptakan comfort zone  yang baru untuk bekerja. Disinilah peran Anda untuk membantu mereka menemukan comfort zone mereka saat bekerja di rumah dengan memberi saran kepada setiap karyawan agar menyediakan working space yang dapat membuat mereka nyaman bekerja di rumah. Selalu ingatkan bahwa working space penting untuk menjaga produktivitas saat WFH.

Selalu berikan support untuk karyawan

Tidak semua orang akan merasa “betah” saat diharuskan WFH untuk jangka waktu yang lama. Terlebih lagi, tidak setiap pekerjaan cocok dengan konsep WFH ini. Mulailah untuk selalu memberikan support untuk para karyawan Anda, agar mereka tidak merasa demotivated atau kehilangan semangat untuk bekerja. Dukungan emosional sangat penting disini, karena dampak dari WFH dapat menjadi negatif ketika karyawan sudah mulai bosan bekerja dengan situasi yang seperti itu.

Akan lebih baik jika seluruh anggota tim mampu mengetahui bagaimana cara membangun hubungan yang baik, dan cara yang paling efektif adalah dengan melakukan pendekatan yang sifatnya personal. Anda mungkin bisa mengajak anggota tim Anda untuk bercerita tentang apa saja yang mereka lakukan di rumah selain bekerja, atau apa yang mereka lakukan ketika sudah jenuh menjalankan WFH. Jika rasa saling percaya dan kedekatan sudah terbangun antar anggota tim, tentunya efektivitas dan produktivitas dalam menyelesaikan pekerjaan dan tantangan dapat diselesaikan bersama dengan lebih cepat lagi melalui hubungan baik yang telah dibagun baik di dalam sebuah perusahaan.

Selain itu, Anda juga bisa memberikan dukungan kepada karyawan yang mendorong mereka tetap menjaga kesehatan di rumah. Mulailah untuk menganjurkan karyawan yang sedang WFH untuk selalu berolahraga dan mencuci tangan dengan teratur. Selain penting untuk menjaga kesehatan diri, penting juga bagi Anda mengingatkan mereka untuk menjaga diri dari situasi sulit yang tengah dialami bersama ini.