8 Tips Remote Onboarding Efektif

Pandemi COVID-19 memaksa miliaran orang di dunia untuk menyesuaikan diri dan beradaptasi dengan banyak kebiasaan baru yang tidak pernah terpikirkan sebelumnya. Salah satunya adalah bekerja dari rumah dan melakukan kegiatan yang membutuhkan tatap muka menjadi tatap virtual, seperti meeting, dengan berbagai kemajuan teknologi yang ada. Tak terkecuali, proses perekrutan talent untuk perusahaan yang masih berjalan, walaupun banyaknya talent yang direkrut mungkin tidak sebanyak seperti sebelum pandemi.

Proses penting yang harus dilakukan ketika proses rekrutmen adalah tahap pengenalan atau onboarding saat talent tersebut berhasil menjadi bagian dari perusahaan. Jika biasanya, proses penting ini dilakukan tatap muka–dan memang lebih nyaman tatap muka–sayangnya, pandemi memaksa Anda, sebagai HR, dan pekerja baru Anda untuk melakukan onboarding secara virtual.

Bermodalkan aplikasi video-call, seperti Zoom atau Microsoft Teams, HR harus berhasil untuk menanamkan poin-poin penting perusahaan pada pekerja dalam waktu yang singkat dengan segala keterbatasan yang ada. Efektivitas onboarding virtual ini pun kecil, padahal HR sudah mempersiapkan materi onboarding sedemikian rupa.

Lalu, bagaimana caranya memaksimalkan efektivitas onboarding dan probation virtual agar materi yang ingin disampaikan HR bisa sampai ke pekerja?

1. Mulai dari pre-boading

Hari pertama kerja itu menyeramkan bagi sebagian orang, apalagi kini berpindah virtual. Pekerja bisa merasa terasingkan karena tidak mengenal siapapun. Untuk menyiasati situasi ini, HR bisa mengirimkan email yang berisi sambutan selamat datang atau mengirimkan paket berisi welcome gift agar pekerja merasa tidak terasingkan.

2. Bagikan dokumen dan informasi penting onboarding

Buat versi digital dari dokumen dan informasi yang akan dibahas selama onboarding. Sertakan dokumen digital penting lainnya seperti aturan perusahaan, visi-misi perusahaan, pengenalan divisi-divisi yang ada di perusahaan, untuk pekerja. Hal ini penting dilakukan agar pekerja bisa berkomunikasi dan memberikan engagement yang kuat dan pengertian yang lebih terhadap keadaan perusahaan.

3. Pastikan pekerja siap onboarding

Jika dalam kegiatan onboarding dibutuhkan peralatan untuk menunjang pekerjaan pekerja baru, pastikan semua itu sampai ke tangan pekerja sebelum onboarding dimulai. Buat sebuah checklist untuk memastikan peralatan ini siap dan diterima oleh pekerja tepat waktu.

4. Jadwal Temu dengan Divisi Pekerja Baru

Siapkan jadwal temu virtual dengan divisi kerja dari pekerja baru dan divisi lainnya yang akan bekerja sama agar pekerja baru dapat mendiskusikan lebih lanjut tugas yang diemban dan tanggung jawab yang dimiliki. Hal ini dapat membantu pekerja baru untuk lebih memahami tugas nya dan memiliki platform untuk berkenalan dengan rekan kerja untuk mempermudah pekerjaan. Tim HR juga dapat membuat list tracker bahan diskusi agar kegiatan diskusi lebih efektif.

5. Pastikan materi training siap

Siapkan materi training dalam bentuk digital dan dapat diakses kapan pun oleh pekerja baru agar selama training ia tidak kehilangan jejak materi training.

6. Tetapkan ekspektasi dan goals probation

Dalam keadaan kerja virtual, HR akan sulit untuk memantau performa dan kinerja pekerja baru. Kolaborasikan dengan business user, buat goals yang diharapkan dapat dicapai pekerja baru selama probation. Jangan lupa, siapkan feedback form yang membangun yang dapat diisi oleh atasan langsung atau mungkin rekan kerja agar pekerja baru bisa dari awal memperbaiki kinerja dan performanya.

7. Selalu cek, cek, dan cek

Walaupun kegiatan onboarding sudah selesai, HR bisa mencoba untuk mengecek keadaan pekerja baru ini. Buatlah jadwal diskusi setelah pekerja baru bergabung satu bulan secara virtual dengan pekerja baru tersebut. Lebih baik over-communicate daripada under-communicate.

8. Pastikan seluru materi onboarding selalu bisa diakses

Setelah kegiatan onboarding selesai, jangan segera hapus seluruh materinya. Biarkan materi itu untuk bisa diakses selalu oleh pekerja. Tentu saja, hal ini untuk menghindari pekerja mencari-cari HR untuk bertanya hal-hal yang sudah diberitahu ketika onboarding. Namun, jangan lupa untuk tetap selalu ada dan siap menjawab pertanyaan mereka jika dianggap penting.

Onboarding virtual memang membutuhkan transisi, usaha, dan perubahan yang lebih menguras energi dan pikiran untuk menjadi efektif bagi pekerja baru. Namun, jika HR berhasil melakukannya dengan detil dan tepat sasaran, onboarding virtual bisa membantu pekerja baru menjadi nyaman dan terhubung dengan baik walaupun secara virtual. Ingat selalu, lebih baik over-communicate daripada under-communicate dengan pekerja baru HR.