21 ‘HR METRICS’ Esensial yang Wajib Dipahami HR Profesional (beserta Cara Menghitungnya!)

Keberadaan metrik atau ukuran dalam menghitung keefektifan dan efisiensi inisiatif HR di tahun 2022 menjadi hal esensial. Pasalnya, banyak perusahaan yang sudah mulai menerapkan strategi dan taktik bisnis berbasis data dalam mengambil keputusan. Dengan begitu, posisi departemen HR yang saat ini juga termasuk dalam ranah strategis pun harus turut mempertimbangkan metrik-metrik atau KPI agar dapat menyajikan laporan dan mengajukan gagasan berlandaskan fakta (data-driven) kepada top manajemen.

Pada kenyataannya, ada banyak sekali metrik HR karena tidak ada batasan mengenai apa yang perlu diukur dan apa yang tidak dari aktivitas human resource perusahaan Anda, mulai dari perihal rekrutmen sampai pemilihan software HR. Namun di sini, Kalibrr akan menyajikan 21 metrik utama dalam dunia HR yang penting untuk diterapkan dalam 4 bidang utama, yaitu recruitment, engagement & retention, employee value & performance, dan training & management.

Sebelum masuk lebih jauh, ada 4 poin yang perlu diingat ketika hendak menggunakan metrik dalam manajemen HR sebagaimana yang disajikan oleh SHRM, yaitu,

1) Ada basis analisis yang memadai,

2) Hasil akhir dapat mendukung pengambilan keputusan,

3) Metrik tertentu untuk audiens tertentu, dan

4) Tidak ada outcome yang sama untuk semua industri dan organisasi.

Berikut adalah 21 metrics esensial dalam dunia HR, baik sederhana maupun kompleks, yang wajib diketahui oleh praktisi HR beserta penjelasan singkat dan rumusnya.

RECRUITMENT

1. Time to Hire (Waktu Rekrut)

Hari yang dibutuhkan perusahaan untuk merekrut kandidat baru. mulai dari proses dibukanya lowongan sampai kandidat menandatangani kontrak kerja.

2. Offering Rate (Persentase Tawaran Kerja)

Persentase pelamar yang diwawancarai yang menerima surat tawaran dari perusahaan. Rumusnya:

3. Acceptance Rate (Persentase Penerimaan Tawaran Kerja)

Persentase jumlah kandidat yang menerima tawaran pekerjaan. Rumus menghitungnya:

4. Cost per Hire (Biaya per Rekrut)

Biaya rata-rata untuk merekrut satu karyawan baru. Biaya ini termasuk biaya iklan, acara rekrutmen, vendor, hiring software, dan onboarding. Rumusnya:

5. Time to Productivity (Waktu Produktif)

Jumlah hari yang dibutuhkan untuk mencapai produktivitas yang memuaskan. Perlu disepakati jumlah hari yang terhitung apakah sesuai kalender atau hari kerja. Rumusnya:

6. New-Hire Turnover (Pergantian Karyawan Baru)

Jumlah karyawan baru yang memutuskan untuk resign dalam periode tertentu, misalnya 1 tahun. Metrik ini untuk mencari tahu apakah ada ketidakcocokan antara karyawan baru dengan perusahaan atau dengan posisi yang dilamar.

ENGAGEMENT & RETENTION

7. Employee Net Promoter Score / eNPS

Alat metrik yang mencari tahu persentase karyawan yang merasa puas dan terhubung dengan perusahaannya, serta menunjukkan komitmen pada perusahaan. Hal tersebut dapat diukur dengan kesediaan mereka untuk merekomendasikan perusahaan ke orang lain. Biasanya, metrik ini dijalankan melalui survei berskala 0-10. Rumusnya:

8. Total Turnover Rate (Total Persentase Pergantian Karyawan)

Persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan (resign) dalam periode tertentu, missal per tahun, kuartal, bulan, atau saat musim tertentu. Untuk analisis dan rencana mitigasi yang lebih baik, metrik ini dibagi menjadi 2 kategori: karyawan yang resign secara sengaja (intended, dari sisi perusahaan) akibat efisiensi pekerja, atau PHK, dan karyawan yang resign secara tidak sengaja (unintended turnover rate). Untuk kategori unintended, perlu dijabarkan lagi apakah secara sukarela (voluntary) atau yang lainnya, seperti karena kematian, kriminalitas, dan yang lainnya. Rumusnya:

9. Talent Turnover Rate (Total Pergantian Talent)

Persentase karyawan dengan kinerja terbaik dan paling potensial yang resign dari perusahaan. Metrik ini dianggap lebih penting daripada metrik turnover lainnya dalam perencanaan dan pengambilan keputusan perusahaan. Fokus pada populasi kunci karyawan: kinerja terbaik, karyawan baru, performa buruk, berpotensi tinggi, dan karyawan berisiko.

10.  Retention Rate (Persentase Retensi Karyawan)

Angka yang menunjukkan derajat atau persentase perusahaan mempertahankan karyawannya. Semakin tinggi angkanya, semakin baik. Rumusnya:

EMPLOYEE VALUE & PERFORMANCE

11.  Absence Rate (Persentase Ketidakhadiran)

Atau biasa disebut absenteeism, mengacu pada persentase ketidakhadiran karyawan yang tak terencana dalam kurun waktu tertentu. Tingginya persentase ini mengindikasikan ketidakpuasan karyawan dan memprediksi terjadinya turnover. Rumusnya:

12.  Overtime Hours (Waktu Lembur)

Sebagai alat ukur efektif untuk mengelola bisnis secara strategis, bermanfaat untuk menentukan produktivitas karyawan, serta mengukur employee experience. Pastikan perusahaan Anda memiliki aturan untuk membayar jam lembur karyawan.

13.  Revenue per Employee (Pendapatan per Karyawan)

Metrik ini menunjukkan efisiensi organisasi secara keseluruhan dan menjadi indikator  kualitas karyawan yang direkrut. Rumusnya:

14.  Performance & Potential (Kinerja dan Potensi)

Untuk mengukur metrik ini digunakan alat ‘9-Box-Matrix’ atau 9 Box Talent Management. Matriks tersebut mengukur dan memetakan kinerja dan potensi individu dalam 3 level yang berbeda. Ia dapat mengenali karyawan mana yang underperform dan mana yang top talents.

15.  Employee Performance (Performa Karyawan)

Metrik ini memberikan wawasan bagi HR dan top manajemen perihal kontribusi dan pencapaian goal di perusahaan, serta sebagai bahan evaluasi bagi tiap karyawan atas kinerja dan performanya dalam periode waktu tertentu. Salah satu metode untuk mengetahui metrik ini adalah dengan self-assessments, 360-degree feedback, manager assessments, atau kombinasi ketiganya.

TRAINING & MANAGEMENT

16.  Training Expenses per Employee (Biaya Pelatihan per Karyawan)

Jumlah yang dikeluarkan perusahaan untuk biaya pelatihan per karyawan. Rumusnya:

17.  Training Completion Rate (Persentase Penyelesaian Pelatihan)

Untuk mengetahui jumlah karyawan yang berhasil menyelesaikan pelatihan yang diberikan. Metrik ini juga dapat digunakan sebagai salah satu indikator dalam melihat keefektifan inisiatif program HR.

18.  Training Spend Rates

Metrik ini untuk membandingkan persentase biaya pengeluaran untuk pelatihan dengan biaya yang dikeluarkan untuk human capital dan operasional. Ia juga membantu manajemen untuk memahami dampak dari biaya pelatihan terhadap biaya-biaya lainnya. Rumusnya:

19.  Effectiveness of HR Software (Efektivitas Software HR)

Ini adalah contoh metrik yang kompleks karena metrik ini memerlukan elemen dan metrik lain untuk menentukan hasilnya. Misalnya, untuk mencari efektivitas software pembelajaran dan pengembangan yang digunakan oleh departemen HR perusahaan Anda, dapat diukur melalui; 1) jumlah pengguna aktif, 2) waktu rata-rata penggunaan software, dan 3) durasi per sesi.

20.  Ratio of HR Professionals to Employees (Rasio tiap Praktisi HR dengan Karyawan)

Pengukuran ini berfungsi untuk mengetahui efisiensi biaya HR. Berdasarkan laporan Bloomberg BNA,prakiraan ideal untuk rasio ini adalah 1.4:100. Semakin berkembang sistem analisis organisasinya, maka semakin tinggi rasionya. Rumusnya:

21.  Cost of HR per Employee (Biaya HR per Karyawan)

Metrik ini berfungsi sebagai alat bantu untuk memahami pengeluaran biaya untuk mengembangkan dan mengelola human resource. Industri kecil akan memiliki biaya HR per karyawan yang lebih besar daripada industri besar.

Dengan memahami 4 poin kunci SHRM dan mengombinasikan metrik-metrik di atas dalam proses evaluasi inisiatif HR perusahaan, Anda akan lebih mampu mengambil keputusan tepat yang berbasis data untuk perkembangan dan kemajuan perusahaan Anda.