Sistem Rekrutmen & HR yang Buruk = Kerugian Finansial

Masih cukup banyak pengusaha & perusahaan yang mendefinsikan kerugian finansial hanya berdasarkan aspek-aspek yang kasat mata dan terukur saja.

Departemen yang biasanya kasat mata & mudah terukur adalah bagian Sales, Marketing, Business Development, Production, Operational, Finance, dan Accounting. Sejumlah departemen teknis lainnya juga demikian, namun tidak dapat saya sebutkan di sini satu-persatu.

Intinya, masih sedikit sekali pengusaha & perusahaan yang memandang bahwa rendahnya kualitas departemen HR, khususnya bagian rekrutmen, adalah sumber kerugian finansial juga bagi mereka. Ini disebabkan tidak lain adalah karena sulitnya mengukur kualitas bagian HR & rekrutmen secara kuantitatif.

Maka tidaklah mengherankan jika masih banyak pengusaha & perusahaan yang tidak peduli pada bagaimana departemen HR / rekrutmen memperlakukan para pencari kerja & kandidat yang melayangkan lamaran pada mereka. Mayoritas dari mereka berpikir bahwa jumlah kandidat sedemikian banyaknya, dan siapa pun butuh pekerjaan. Sehingga membangun sistem rekrutmen yang manusiawi, bukan menjadi prioritas utama.

Di jaman dulu, pemikiran dari mereka tersebut benar adanya. Namun di jaman sekarang, betapa fatalnya jika para pengusaha & perusahaan masih berpikir seperti itu. Ini ibarat bocor halus di salah satu bagian kapal yang tidak terlihat, dan dalam beberapa jam saja kapal tersebut telah tenggelam di tengah lautan luas.

Sejumlah survei dari lembaga internasional yang kredibel, membuktikan premis tersebut.

Konsumen Dapat Menjadi Kandidat, dan Kandidat Dapat Menjadi Konsumen

Premis ini seringkali dilupakan oleh para pengusaha, karena mereka berpikir bahwa antara konsumen dengan kandidat (dan sebaliknya), merupakan dua hal yang terpisah.

Di jaman sekarang, semakin sulit memisahkan keduanya. Tadinya hanya konsumen produk merek tersebut, suatu saat seseorang bisa saja melayangkan lamaran kerja ke merek tersebut, karena berharap dapat menjadi bagian dari pengalaman korporasi yang menyenangkan. Dari mana harapan positif tersebut muncul? Biasanya dari kualitas produk & layanannya yang baik.

Misalnya, Bunga puas dengan kualitas produk & layanan purna-jual dari sepeda motor yang dibelinya. Sangat terbuka, suatu saat, Bunga punya impian kuat untuk melamar ke produsen sepeda motor tersebut. Mengapa Bunga dapat bermimpi seperti itu? Tidak lain adalah karena pengalaman terbaiknya bersama produk & layanan merek sepeda motornya tersebut.

Demikian juga dapat terjadi sebaliknya.

Bunga telah bekerja selama tiga tahun di produsen sepeda motor favoritnya tersebut. Setelah resign dan berkelana karier ke beberapa perusahaan lain, Bunga tetap menjadi konsumen loyal sepeda motor tersebut. Bahkan setelah Bunga menikah, anak-anaknya dibelikan sepeda motor merek tersebut.

Ini semakin menegaskan premis bahwa para pencari kerja maupun kandidat, adalah konsumen juga; dan sebaliknya. Kita semua adalah satu, hanya terkadang berbeda peran & kondisi perjalanan hidup.

Ini juga merupakan penegasan bahwa betapa pun seringkali kita melihat keputusan konsumen dalam membeli produk adalah bersifat rasional, namun sesungguhnya yang memutuskan keputusan pembelian tersebut adalah bersifat emosional.

Mayoritas konsumen membeli sebuah produk atau mengagungkan sebuah brand, karena faktor historis atau emosional. Mereka yang membeli sebuah produk atau brand karena alasan yang benar-benar rasional, termasuk dalam golongan minoritas.

Maka dari itu, di era teknologi di mana antar-manusia dapat semakin terkoneksi dengan mudahnya, alangkah berbahayanya jika sebuah perusahaan atau brand hanya melihat pencari kerja atau kandidat sebagai sesuatu yang terpisah dari konsumen.

Anggapan lama bahwa konsumen dapat menghasilkan laba bagi perusahaan, sementara pencari kerja atau kandidat adalah golongan yang belum terbukti dapat menghasilkan laba bagi perusahaan; merupakan anggapan yang justru berbahaya bagi brand sebuah perusahaan, khususnya dalam hal ini adalah Employer Branding.

Hal ini diperkuat oleh penelitian yang dilakukan oleh Kalibrr pada awal tahun 2019, dengan riset yang berjudul – Milennial Recruitment Guide disebutkan bahwa 30% kandidat yang mempunyai pengalaman negatif pada saat mencari pekerjaan pada sebuah perusahaan KECIL kemungkinannya untuk tetap menjadi konsumen bagi perusahaan tersebut.

Hal ini diperparah dengan tipikal dari milennial yang senang membagikan pengalaman mereka dalam hal apa saja tidak terkecuali proses rekrutmen yang mereka alami melalui sosial media. Lebih lanjut menurut riset dari Kalibrr tersebut juga didapatkan fakta bahwa 58% dari mereka akan membagikan pengalaman buruk tersebut ke rekan dan koleganya.

Perusahaan Kelas Dunia pun Mengalaminya

Jika kita masih ragu dengan data empiris tentang betapa pentingnya memperlakukan kandidat dengan sama baiknya seperti kita memperlakukan konsumen produk kita, marilah kita lihat fakta tak terbantahkan berikut ini.

Di tahun 2015, Virgin Media menerima sekitar total 150.000 lamaran pekerjaan. Singkat kata, setelah melalui berbagai tahapan rekrutmen, terjaringlah 3.500 karyawan baru dari sekian banyaknya lamaran itu.

Setelah ditelusuri dengan sistem basis data mereka, disimpulkan bahwa 27.000 orang (18%) di antara 150.000 pelamar tersebut adalah konsumen atau pengguna produk Virgin Media.

Karena sistem rekrutmen yang buruk & tidak manusiawi, sekitar 7.416 orang kandidat tersebut berpaling meninggalkan layanan Virgin Media, untuk berganti ke layanan dari perusahaan lain.

Mau tahu berapa kerugian finansial akibat berpalingnya 7.416 orang itu dari Virgin Media? Kerugian finansialnya diperkirakan mencapai sebesar 6 juta USD.

Riset kredibel dari IBM menekankan kembali fakta bahwa hanya sekitar 25% dari kandidat yang tidak puas terhadap proses rekrutmen, bersedia menjadi konsumen baru bagi merek yang dipersepsikan negatif dalam benak mereka selama menjalani proses rekrutmen. Kabar gembiranya, persentase konsumen baru dapat meningkat hingga 53% jika mereka merasakan pengalaman yang baik & manusiawi selama menjalani proses rekrutmen bersama brand tersebut.      

Dari pengalaman korporasi dunia maupun dari berbagai riset ilmiah yang telah ada, sekilas nampak bahwa kerugian finansial ini hanya terjadi pada perusahaan yang jenis produknya Business to Consumer (B2C). Marilah kita telaah lebih jauh lagi.

Jika kita berpikir bahwa perusahaan yang produknya Business to Business (B2B) tidak mengalami potensi kerugian ini, salah besar…

Karena bagaimana pun juga, bukankah perusahaan B2B diisi oleh individu-individu manusia biasa sebagai pemegang keputusan akhirnya?

Perusahaan yang akan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain, tentunya akan melakukan due diligence terlebih dahulu. Brand perusahaan yang negatif di mata publik dan mencetak kerugian finansial akibat kesalahan dalam memperlakukan kandidat di proses rekrutmen, akan dengan mudahnya terlihat, dan sangat mungkin akan mempersulit proses kerjasama B2B yang sedang diusahakan.

Ini semakin menegaskan apa yang pernah dikatakan oleh Simon Sinek: If you don’t understand people, you don’t understand business.

Zig Ziglar pun mengatakan hal serupa: You don’t build business. You built people, and then people build the business.

Tentunya, maksud kata “people” dari apa yang dikatakan oleh Simon Sinek & Zig Ziglar, adalah “manusia” dalam arti seluas-luasnya, termasuk para kandidat & pencari kerja sekalipun.

Komunikasi Terbaik Adalah Segalanya

Saya sudah melihat & mengalami sendiri, bahwa begitu banyak perusahaan mengalami masalah manajemen & masalah finansial, ternyata bermula dari kultur organisasi yang buruk & komunikasi yang tidak berjalan dengan baik (akibat buruknya kultur organisasi).

Ada pepatah lama yang mengatakan bahwa: 80% masalah berasal dari komunikasi yang buruk. Namun kabar gembiranya, 80% masalah itu dapat dicegah, dimitigasi, atau dipecahkan; melalui komunikasi yang baik, efektif, dan efisien.

Saya telah membuktikan sendiri, bahwa para kandidat tidak pernah terlalu mempermasalahkan penolakan perusahaan terhadap dirinya. Yang mereka permasalahkan adalah komunikasi yang buruk dari sejak awal proses rekrutmen, hingga “raib”nya para rekruter di akhir proses rekrutmen tanpa kabar sama sekali. Ini terutama terasa menyakitkan bagi kandidat yang telah mengalami beberapa kali proses tatap-muka, karena banyaknya waktu & biaya yang telah dikorbankan.

Solusinya sebenarnya sederhana, yaitu benar-benar memanfaatkan teknologi secara intensif sejak awal proses rekrutmen. Sebisa mungkin, pendalaman karakter & kompetensi kandidat dapat dilakukan dengan WhatsApp, Zoom Video Call, atau Voice Call reguler.

Rekruter dengan jam terbang tinggi & human sense yang baik biasanya sudah dapat memperkirakan apakah seorang kandidat layak dipanggil atau tidak, cukup dari proses bersama teknologi komunikasi tersebut.

Sehingga kandidat yang akhirnya dipanggil untuk tatap-muka adalah kandidat yang memiliki peluang lebih besar untuk diterima ke proses rekrutmen selanjutnya. Bukan kandidat yang tingkat kecocokannya masih bersifat acak & mentah.

Setelah dipanggil wawancara tatap-muka, inilah beberapa kaidah yang dapat kita jalankan agar kandidat dapat merasakan experience terbaik dalam proses rekrutmen:

1. Tepat waktu dalam menyelenggarakan proses rekrutmen. Jika ternyata tidak dapat tepat waktu, komunikasikanlah keterlambatan itu baik-baik pada kandidat, dan berilah kandidat minum atau snack ketika menunggu. Berilah uang pengganti transport jika terjadi pembatalan / re-schedule.
2. Selalu usahakanlah proses rekrutmen sependek mungkin. Undanglah User langsung untuk bersama-sama melakukan wawancara, sehingga kandidat tidak perlu bolak-balik hanya untuk menemui HR dan User secara terpisah.
3. Berilah kesadaran pada User, bahwa kerendahan hati mereka untuk ikut serta dalam peningkatan kualitas proses rekrutmen, akan berimbas langsung pada aspek finansial perusahaan. Sajikanlah data-data empirik yang telah tersedia di Internet, dari perusahaan-perusahaan tingkat dunia dan lembaga riset yang kredibel.
4. Sangat dianjurkan agar psikotes dilakukan setelah wawancara. Stamina mental seorang kandidat yang telah digerus oleh proses psikotes beruntun tanpa hasil menggembirakan, dipastikan tidak akan tampil prima dalam proses psikotes selanjutnya. Dengan membalik proses, rekruter dapat melihat karakter & kompetensi secara nyata, dan menjadikan psikotes sebagai data pendukung. Bahkan para Psikolog Profesi dengan jam terbang tinggi pun mengakui, jika kandidat tidak dalam kondisi mental yang fit untuk menjalani psikotes (karena berbagai sebab pribadi), hasil psikotes tersebut tidak akan akurat menggambarkan profil sang kandidat yang sesungguhnya.
5. Berkomunikasilah dengan kandidat, seperti layaknya Customer Service memperlakukan konsumennya. Customer Service is not a department. Customer Service is us.
6. Terutama bagi kandidat yang telah dipanggil wawancara, informasikanlah apa pun keputusan akhir rekruter, kepada mereka. Betapa pun informasi tersebut merupakan kalimat template, para kandidat sangat menghargainya.
7. Jangan memutuskan hubungan baik dengan kandidat. Bahkan suatu saat rekruter / HR pun akan menjadi pencari kerja, dan sang kandidat di masa lalu bisa saja suatu saat menjadi atasan sang HR / rekruter. Jadilah manusia biasa, dan berlakulah rendah hati sebagaimana manusia biasa.

Marilah kita semua bersama-sama menyadari, bahwa kerugian apa pun yang dialami berbagai perusahaan di saat ini, selain karena faktor-faktor “kasat mata”, pasti ada juga faktor “tak kasat mata”. Yang “tak kasat mata” inilah yang dapat menjadi “bocor halus” di lambung kapal perusahaan kita.